Vernichtung von Rechnungen und Bankauszügen

Ein Beschluss, demzufolge nach zehn Jahren nur Rechnungen und Bankauszüge vernichtet werden dürfen, entspricht ordnungsmäßiger Verwaltung. Ohne zeitliche Begrenzung aufzuheben sind die Teilungsklärung nebst Gemeinschaftsordnung und deren Änderungen, Planbeilagen sowie Beschlussprotokolle, die übrigen Belege müssen gem. § 147 Abs. 3 AO analog längstens für zehn Jahre aufbewahrt werden.

(Leitsatz der Redaktion)

Die Parteien bilden die Wohnungseigentümergemeinschaft F. In der Eigentümerversammlung vom 31.5.2018 (im folgenden: ETV) fassten die Wohnungseigentümer unter TOP 6.1 einen Beschluss mit der Beschlussnummer 2018-26-10 mit folgendem Wortlaut:

„Die Eigentümergemeinschaft beschließt, dass alle Akten, die älter als zehn Jahre sind, von der WEG-Verwaltung vernichtet werden können. Bei den zu vernichtenden Akten handelt es sich ausschließlich nur um Rechnung und Bankauszugsordner […].“

Die Kl. sind der Ansicht, der Beschluss sei für unwirksam zu erklären, weil der amtierende Verwaltungsbeirat keinen Zugang zu den im Beschluss genannten Unterlagen erhalten habe. Außerdem sei zu berücksichtigen, dass der betroffene Zeitraum in die Zeit falle, in der der Verkäufer Auflagen des Bezirksamtes nicht mehr erfüllt habe, was unter anderem die Prüfung der Lüftungsanlage der Tiefgarage betreffe. Zudem bestehe die Gefahr, dass wichtige Informationen, die für die Durchsetzung von Ansprüchen und die Klärung von Verantwortlichkeiten erforderlich seien, verloren gingen. […]

Der angefochtene Beschluss verstößt nicht gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Verwaltung i.S.d. § 21 Abs. 4 WEG. Soweit Geschäftsordnungsanträge des Kl. zu 2) nicht zur Abstimmung gebracht wurden, war das unerheblich, denn angesichts der gerichtsbekannten erheblichen Zerstrittenheit der Wohnungseigentümergemeinschaft war nicht anzunehmen, dass dieser Umstand Auswirkungen auf das Beschlussergebnis gehabt haben könnte. Umstände, die eine solche Annahme rechtfertigen würden, haben die Kl. auch nicht dargetan. Ein Verstoß gegen § 23 Abs. 2 WEG, wonach der Beschlussgegenstand in der Einladung bezeichnet sein muss, war nicht festzustellen. Der Kl. zu 2) hat erklärt, dass in der Einladung zur ETV stand, dass Abrechnungsunterlagen vernichtet werden dürften, die älter als zehn Jahre seien. Damit war der Beschlussgegenstand hinreichend bezeichnet. Der gefasste Beschluss weicht davon auch nicht in einer Weise ab, dass etwa mehr oder anderes beschlossen worden wäre, als in der Einladung als Gegenstand angegeben war.

Auch materiell genügt der angefochtene Beschluss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Verwaltung. Ohne zeitliche Begrenzung aufzuheben sind die Teilungsklärung nebst Gemeinschaftsordnung und deren Änderungen, Planbeilagen sowie Beschlussprotokolle, die übrigen Belege müssen gem. § 147 Abs. 3 AO analog längstens für zehn Jahre aufbewahrt werden (s. Becker, in: Bärmann, aaO., § 28 Rn. 209), es sei denn, besondere Umstände gebieten es, diese für einen längeren Zeitraum aufzuheben. Wäre daher beschlossen worden, alle Unterlagen zu vernichten, die älter als zehn Jahre sind, wäre der Beschluss zumindest teilweise rechtswidrig und für ungültig zu erklären. Beschlüsse sind aber nach ihrem Wortlaut und ihrem Sinn, wie er für einen unbefangenen Betrachter am nächstliegenden ist, auszulegen (vgl. Roth, aaO., § 46, Rn. 121). Hier lag es nahe, entsprechend dem 2. Satz des Beschlusses davon auszugehen, dass mit diesem der 1. Satz dahin begrenzt werden sollte, dass nur Rechnungen und Bankauszüge, die älter als zehn Jahre sind, von dem Verwalter vernichtet werden sollen. Das folgt klar aus dem Wort „ausschließlich“ in dem Beschlusstext. Nach den vorstehenden Ausführungen dürfen solche Unterlagen nach zehn Jahren vernichtet werden.

Soweit die Kl. rügen, sie hätten keine Einsicht in Unterlagen nehmen können, führte das hier nicht zur Rechtswidrigkeit des Beschlusses, denn die Kl. vermissen u. a. Einsicht in Schriftverkehr mit der Bauaufsichtsbehörde und einer Berechnung in einem Wirtschaftsplan bzgl. der Sanierung einer Grobkiesrigole. Der Wirtschaftsplan und der vorgenannte Schriftverkehr sind aber nicht Gegenstand des angefochtenen Beschlusses. […]

Zu bedenken war schließlich, dass der Verwalter, sollte er über den Beschluss hinausgehend Unterlagen vernichten, sich nach §§ 280, 249, 823 BGB schadensersatzpflichtig und ggf. sogar nach § 274 StGB strafbar machen würde. Die etwaige Gefahr, dass wichtige Unterlagen, die nicht vernichtet werden dürfen, dennoch vernichtet werden, hat sich daher durch den Beschluss zu TOP 6.1 nicht vergrößert.

Der Beschluss einer Wohnungseigentümergemeinschaft, dass nach zehn Jahren nur Rechnungen und Bankauszüge vernichtet werden dürfen, entspricht ordnungsmäßiger Verwaltung. Ohne zeitliche Begrenzung aufzuheben sind die Teilungserklärung nebst Gemeinschaftsordnung und deren Änderungen, Planbeilagen sowie Beschlussprotokolle, die übrigen Belege müssen analog den Vorschriften der Abgabenordnung längstens für zehn Jahre aufbewahrt werden.

Die Wohnungseigentümergemeinschaft hat beschlossen, „dass alle Akten, die älter als zehn Jahre sind, von der WEG-Verwaltung vernichtet werden können. Bei den zu vernichtenden Akten handelt es sich ausschließlich nur um Rechnung und Bankauszugsordner (…)“.

Die Kläger halten den Beschluss für unwirksam, weil der Verwaltungsbeirat keinen Zugang zu den zu vernichtenden Unterlagen erhalten habe. In dem betroffenen Zeitraum habe der Verkäufer Auflagen des Bezirksamtes nicht erfüllt, und die Gefahr bestehe, dass wichtige Informationen, die für die Durchsetzung von Ansprüchen und die Klärung von Verantwortlichkeiten erforderlich seien, verloren gingen.

Der angefochtene Beschluss verstößt nicht gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Verwaltung. Ohne zeitliche Begrenzung aufzuheben sind die Teilungserklärung nebst Gemeinschaftsordnung und deren Änderungen, Planbeilagen sowie Beschlussprotokolle, die übrigen Belege müssen gem. § 147 Abs. 3 AO analog längstens für zehn Jahre aufbewahrt werden, es sei denn, besondere Umstände gebieten es, diese für einen längeren Zeitraum aufzuheben. Wäre daher beschlossen worden, alle Unterlagen zu vernichten, die älter als zehn Jahre sind, wäre der Beschluss zumindest teilweise rechtswidrig und für ungültig zu erklären. Beschlüsse sind aber nach ihrem Wortlaut und ihrem Sinn, wie er für einen unbefangenen Betrachter am nächstliegenden ist, auszulegen. Hier lag es nahe, entsprechend dem 2. Satz des Beschlusses davon auszugehen, dass mit diesem der 1. Satz dahin begrenzt werden sollte, dass nur Rechnungen und Bankauszüge, die älter als zehn Jahre sind, von dem Verwalter vernichtet werden sollen. Soweit die Kläger rügen, sie hätten keine Einsicht in Unterlagen nehmen können, führte das hier nicht zur Rechtswidrigkeit des Beschlusses, weil diese Unterlagen nicht Gegenstand des angefochtenen Beschlusses sind. Sollte der Verwalter über den Beschluss (Rechnungen und Bankauszugsordner) hinausgehend Unterlagen vernichten, würde er sich nach §§ 280, 249, 823 BGB schadensersatzpflichtig und ggf. sogar nach § 274 StGB strafbar machen. Die etwaige Gefahr, dass wichtige Unterlagen, die nicht vernichtet werden dürfen, dennoch vernichtet werden, habe sich daher durch den Beschluss zu TOP 6.1 nicht vergrößert.