Kein Anspruch auf Fotokopien von Betriebskostenbelegen bei räumlicher Nähe der Hausverwaltung

Kein Anspruch auf Fotokopien von Betriebskostenbelegen bei räumlicher Nähe der Hausverwaltung; Erläuterung des Umlageschlüssels

1. Der Mieter hat auch bei einer mietvertraglichen Vereinbarung zur Übersendung von Kopien der Betriebskostenbelege darauf keinen Anspruch, wenn sich die Hausverwaltung in räumlicher Nähe zu den gemieteten Gewerberäumen befindet und die Einsicht in die Abrechnungsunterlagen zumutbar ist.

2. Ist dem Mieter der Umlageschlüssel nach Fläche aus dem Mietvertrag bekannt, ist die Angabe „Einzelverteiler" mit der Fläche der Gewerberäume in der Betriebskostenabrechnung ausreichend.

(Leitsätze der Redaktion)

Die Berufung der Kl. ist statthaft, frist- und formgerecht eingereicht und begründet worden (§§ 511, 517, 519, 520 ZPO). In der Sache hat sie Erfolg.

Den Kl. steht gegenüber der Bekl. nach § 3 des Mietvertrages vom 5.4./10.5.2002 i. V. m. § 535 Abs. 2 BGB ein Anspruch auf Zahlung der aus den Betriebskostenabrechnungen resultierenden Nachzahlungsbeträge in Höhe von 1.297,51 € für 2006, in Höhe von 1.579,16 € für 2007 und in Höhe von 1.835,55 € folgenden Nachzahlungsbeträgen, sowie ein Anspruch auf Zahlung des nicht geleisteten Anteils der Heizkostenvorauszahlung für den Zeitraum Januar 2007 bis Dezember 2009 i. H. v. 1.260 € (36 x 35 €) zu.

Die sich aus den formell ordnungsgemäß erstellten und der Bekl. zugegangenen Betriebskostenabrechnungen ergebenden Nachforderungen sind fällig (vgl. BGH, Urteil vom 8.3.2006 - VIII ZR 78/05 = GE 2006, 502; BGH, Urteil vom 14.2.2007 - VIII ZR 1/06 = GE 2007, 438; BGH, Urteil vom 28.5.2008 - VIII ZR 261/07 = GE 2008, 855 - wonach der Eintritt der Fälligkeit nicht voraussetzt, dass nach Erteilung der Abrechnung zunächst eine angemessene Frist zu ihrer Überprüfung durch den Mieter verstrichen ist - Rechtsprechung hier und nachfolgend zitiert nach juris), da der Bekl. ein nach den Grundsätzen von Treu und Glauben gemäß § 242 BGB zu korrigierendes Zurückbehaltungsrecht wegen eines vertragswidrigen Verhaltens der Kl. im Hinblick auf die Wahrung des Einsichtsrechts der Bekl. in die den streitgegenständlichen Abrechnungen zugrunde liegenden Belege nicht zusteht.

Zwar kann dem Mieter gegenüber der Nachforderung des Vermieters ein Zurückbehaltungsrecht nach § 273 Abs. 1 BGB zustehen, solange der Vermieter ihm keine Überprüfung der Abrechnung ermöglicht. Da die Pflicht zur Einsichtgewährung insoweit gegenüber der Mieterpflicht zum Ausgleich des Nebenkostensaldos vorgreiflich ist, verletzt der Vermieter durch Verweigerung der Belegeinsicht eine vertragliche Nebenpflicht. In diesem Fall stellt sich das Zahlungsverlangen des Vermieters unter dem Gesichtspunkt der unzulässigen Rechtsausübung als ein Verstoß gegen Treu und Glauben (§ 242 BGB) mit der Folge dar, dass eine Zug-um-Zug-Verurteilung des Mieters, wie sie in § 274 BGB für die Ausübung eines Zurückbehaltungsrechts vorgesehen ist, ausscheidet (vgl. zum Meinungsstand im Einzelnen: Schmidt-Futterer/Langenberg, Mietrecht, 9. Auflage 2007, § 556 Rn. 429 ff., 493; Palandt-Weidenkaff, BGB, 71. Auflage 2012, § 535 Rn. 97).

Die Mitarbeiter der für die Kl. handelnden Hausverwaltung haben jedoch der Bekl. die Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen in den Büroräumen der Hausverwaltung und damit die Möglichkeit ihrer Überprüfung jedenfalls angeboten und nicht verweigert, so dass ein vertragswidriges Verhalten nicht gegeben ist. Nach § 4 d des Mietvertrages vom 5.4./10.5.2002 wird dem Mieter freigestellt, innerhalb einer Frist von vier Wochen nach Zugang der Betriebskostenabrechnung in den Büroräumen der Hausverwaltung in die jeweiligen AbrechnungsbeIege Einsicht zu nehmen. Entsprechend dieser vertraglichen Vereinbarung wurde bei Übersendung der streitgegenständlichen Betriebskostenabrechnungen in den jeweiligen Anschreiben mitgeteilt: „Die Berechnungsunterlagen liegen, nach telefonischer Terminvereinbarung, in unserem Büro zur Einsichtnahme bereit." Damit wurde der Bekl. die Einsichtnahme in den Büroräumen der für die Kl. tätigen Hausverwaltung, die sich im selben Hauskomplex und damit in der Nähe der streitgegenständlichen Gewerberäume befinden, angeboten und konnte jederzeit von der Bekl. wahrgenommen werden. Diese Vorgehensweise ist angesichts der Tatsache, dass die Hausverwaltung nicht nur die streitgegenständlichen Gewerberäume verwaltet, als verkehrsüblich anzusehen und begegnet daher keinen Bedenken. Eine Verletzung vertraglicher Nebenpflichten der Kl. kann danach jedenfalls nicht festgestellt werden, da der Bekl. grundsätzlich die Möglichkeit zur Einsichtnahme in die Abrechnungsbelege angeboten wird. Die Bekl. hat jedoch ihrerseits lediglich mit dem Widerspruchsschreiben vom 21.1.2008 um Einsicht in die Abrechnungsunterlagen und um eine terminliche Absprache mit ihr gebeten. Im Übrigen hat die Bekl. mit den Schreiben vorn 17.2.2009 und vom 7.1.2010 „Widerspruch" gegen die übersandten Betriebskostenabrechnungen für das Jahr 2007 bzw. 2008 erhoben, ohne die Inanspruchnahme ihres Rechts auf Einsichtnahme anzukündigen oder dieses sonst in irgendeiner Weise wahrzunehmen. Soweit die Bekl. behauptet, die Bitte um Vereinbarung eines Termins zur Einsichtnahme in die jeweiligen Abrechnungsunterlagen in jedem einzelnen Widerspruchsschreiben geäußert zu haben, lässt sich eine solche Bitte nur dem Schreiben vom 21.1.2008 entnehmen. Auch hat die Bekl. lediglich pauschal behauptet, sie habe mehrfach telefonisch und schriftlich um Einsicht in die Abrechnungsunterlagen gebeten, ohne dies anhand von Daten und Gesprächsinhalten im Hinblick auf die einzelnen streitgegenständlichen Betriebskostenabrechnungen näher darzulegen. Demgegenüber ist nach dem Wortlaut der zu den Akten gereichten Widerspruchsschreiben davon auszugehen, dass es sich hierbei um eine erste Reaktion der Bekl. auf die ihr zuvor übersandten streitgegenständlichen Betriebskostenabrechnungen handelt, weitere Reaktionen, insbesondere das Ersuchen um Einsichtnahme in Belegunterlagen, hat die Bekl. jedoch weder hinreichend dargelegt, noch sind solche ersichtlich.

Soweit die für die Kl. tätige Hausverwaltung der Bitte der Bekl. um Vereinbarung eines Termins zur Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen in dem Schreiben vom 21.1.2008 nicht entsprochen hat, kann allein aufgrund dieses Umstandes ein vertragswidriges Verhalten nicht angenommen werden. Vielmehr ist die Bekl. ihrerseits in der Folgezeit untätig geblieben und hat gerade nicht an die begehrte Terminvereinbarung erinnert. Im Übrigen kann dieser Umstand angesichts der insoweit zwischen den Parteien getroffenen vertraglichen Vereinbarung nicht als Verweigerung der begehrten Einsicht und damit nicht als vertragswidriges Verhalten der Kl. gewertet werden.

Auch unter Berücksichtigung des mit der Mitarbeiterin der Hausverwaltung am 13.12.2006 geführten Gespräches, dessen Inhalt zwischen den Parteien streitig ist, kann eine den Kl. zuzurechnende Verweigerungshaltung der Mitarbeiterin der Hausverwaltung nicht erblickt werden. Vielmehr behauptet die Bekl., sie habe anlässlich des Gespräches die Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen für die vergangenen Abrechnungszeiträume begehrt. Ungeachtet der streitigen Frage, ob der Bekl. die Einsicht tatsächlich seitens der Mitarbeiterin verwehrt worden ist, ist dies für die hier streitgegenständlichen Abrechnungszeiträume ohne Relevanz.

Schließlich stellt auch das Angebot der Bereitstellung von acht bis zehn Aktenordnern, in denen sich sämtliche den Abrechnungen zugrunde liegenden Belege und Unterlagen befinden, entgegen der Auffassung der Bekl. keine „verdeckte Belegeinsichtsverweigerung" dar. Zwar besteht eine Verpflichtung des Vermieters, dem Mieter die Belege in geordneter Form zu präsentieren und bei umfangreichen Abrechnungen die Belege zu den einzelnen Kostenarten bzw. Kostenblöcken zusammenzufassen und jeweils mit einem Deckblatt zu versehen, damit dem Mieter eine zügige Kontrolle möglich ist (Schmidt-Futterer/Langenberg, a. a. O., 556 Rn. 484 m. w. N.). Konkrete Umstände, nach denen insoweit von einer Pflichtverletzung der Kl. auszugehen ist, hat die Bekl. indes nicht dargelegt. Zudem haben die Kl. vorgetragen, dass die entsprechenden Belege und Unterlagen geordnet und damit die Ansätze der Abrechnungen auch ohne Erläuterungen verständlich sind und der Umfang der Unterlagen allein durch die Größe der verwalteten Häuser bedingt ist.

Entgegen der Auffassung der Bekl. bestand auch keine Verpflichtung der Kl., sämtliche Belege auf Kosten der Bekl. zu kopieren und an diese zu übersenden. Zwar enthält § 4 des Mietvertrages vom 5.4./10.5.2002 eine Vereinbarung zur Übersendung von Betriebskostenbelegen unter den dort genannten Voraussetzungen. Gleichwohl ist ein dahin gehender Anspruch der Bekl. nach den Grundsätzen von Treu und Glauben (§ 242 BGB) hier ausgeschlossen. Zu berücksichtigen ist insoweit, dass die für die Kl. handelnde Hausverwaltung der Bekl. die Einsicht in die Originalunterlagen in den Büroräumen der Hausverwaltung, die sich in räumlicher Nähe zu den Gewerberäumen befinden, angeboten hat. Dies stellt sich auch angesichts des Umfangs der jeweiligen Abrechnungsunterlagen als der einfachere und weniger belastende Weg für diese dar, so dass ein berechtigtes Interesse gegeben ist, die Bekl. zunächst auf die Einsichtnahme in die Rechnungsbelege zu verweisen (so auch BGH, Urteil vom 8.3.2006 - VIII ZR 78/05 aaO.; KG, Urteil vom 5.1.2004 - 8 U 22/03 = GE 2004, 423). Ein Anspruch der Bekl. auf Übersendung sämtlicher Belegunterlagen in Fotokopie kommt auch nicht ausnahmsweise nach Treu und Glauben in Betracht, denn Umstände, nach denen der Bekl. die Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen in den Büroräumen der Hausverwaltung nicht zugemutet werden konnte, sind weder ersichtlich noch von der Bekl. substantiiert dargelegt worden (vgl. BGH, Urteil vom 8.3.2006 - VIII ZR 78/05 - aaO.).

Der Fälligkeit der streitgegenständlichen Nebenkostenabrechnungen steht entgegen der Auffassung der Bekl. auch nicht eine formelle Unwirksamkeit aufgrund der fehlenden Erläuterung des Umlageschlüssels entgegen. Eine Betriebskostenabrechnung ist nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs nur dann formell ordnungsgemäß, wenn sie den allgemeinen Anforderungen des § 259 BGB entspricht. Danach muss sie zumindest eine geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel, die Berechnung des Mieteranteils und den Abzug der - grundsätzlich - tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen enthalten. Eine Erläuterung des angewandten Verteilungsmaßstabes ist jedoch nur dann geboten, wenn dies zum Verständnis der Abrechnung erforderlich ist (vgl. BGH, Urteil vom 8.12.2010 - VIII ZR 27/10 = GE 2011, 404, m. w. N.) Damit kann zwar ein unverständlicher Verteilungsschlüssel einen formellen Fehler der Abrechnung begründen (BGH, Urteil vom 9.4.2008 - VIII ZR 84/07 = GE 2008, 795), hiervon ist jedoch nicht auszugehen. Den streitgegenständlichen Abrechnungen lassen sich die jeweils zugrunde gelegten Verteilerschlüssel hinreichend entnehmen. So enthalten bereits die Schreiben vom 20.12.2007 sowie vom 28.12.2009, mit welchen die Betriebskostenabrechnungen für das Jahr 2006 bzw. 2008 übersandt wurden, einen Hinweis auf die Umlage der Heizkosten und der Kosten für Be- und Entwässerung nach dem abgelesenen Verbrauch sowie die Umlage der übrigen Kosten nach der konkreten Nutzfläche. Dies entspricht den Vereinbarungen in § 3 des Mietvertrages vom 5.4./10.5.2002, so dass der Bekl. der Verteilungsschlüssel jedenfalls bekannt war. Zudem enthalten die streitgegenständlichen Betriebskostenabrechnungen jeweils die Angabe des zugrunde gelegten Verteilerschlüssels. So erschließt sich aus der Rubrik „EinzelverteiIer" hinsichtlich der einzelnen Kostenpositionen für einen durchschnittlich gebildeten, juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulten Mieter (vgl. BGH, Urteil vom 8.12.2010 - VIII ZR 27/10, aaO., m. w. N.) das verwendete Flächenmaß von 114,00, welches der in § 1 des Mietvertrages angegebenen Fläche der streitgegenständlichen Gewerberäume entspricht. Die Frage, ob der zugrunde gelegte Verteilerschlüssel, also das angegebene Flächenmaß, zutreffend ist, stellt sich hier nicht. Im Übrigen fehlt es insoweit an einem substantiierten Vorbringen der Bekl.

Die streitgegenständlichen Betriebskostenabrechnungen sind auch hinsichtlich der Abrechnung der Betriebskosten auf der Basis der zwischen den Parteien gemäß § 3 des Mietvertrages vom 5.4./10.5.2002 vereinbarten Vorauszahlungen (Soll-Vorschüsse) anstelle der tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen (Ist-Vorschüsse) formell wirksam. Zwar sind grundsätzlich die vom Mieter im Abrechnungszeitraum tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen in Abzug zu bringen. Die Frage, ob die vorgenommenen Abzüge der Höhe nach zutreffend angesetzt sind, betrifft jedoch nicht die formelle Wirksamkeit der Abrechnung, sondern deren inhaltliche Richtigkeit (vgl. BGH, Beschluss vom 23.9.2009 - VIII ZA 2/08 = GE 2009, 1489) - was von der Bekl. jedoch nicht in Abrede gestellt wird.

Soweit die Bekl. schließlich die Umlage leerstandsbedingter Betriebskosten auf die übrigen Mieter in den streitgegenständlichen Jahren eingewendet hat, ist ihr Vorbringen nicht hinreichend substantiiert. Die Bekl. hat nicht im Einzelnen dargelegt, in welchen Zeiträumen welche Mietflächen nicht vermietet waren und welche Betriebskosten in welcher Höhe jeweils auf die Mieter der vermieteten Wohn und Gewerberäume umgelegt worden sind.

Danach steht den Kl. der geltend gemachte Zahlungsanspruch in Höhe von insgesamt 5.975,22 €, mithin auch im Hinblick auf die jeweils um 35 € gekürzten Heizkostenvorauszahlungen für den Zeitraum Januar 2007 bis Dezember 2009 zu. Zwar wandelt sich mit Eintritt der Abrechnungsreife der Anspruch auf Entrichtung vereinbarter Vorauszahlungen in einen Anspruch auf Ausgleich des sich aus einer Abrechnung ergebenden Saldos zu Lasten des Mieters um. Danach können die Vorauszahlungen nicht mehr geltend gemacht werden, der Vermieter muss die Klage grundsätzlich, soweit sie sich auf die Betriebskostenvorschüsse bezieht, auf den Saldo umstellen. Der Vermieter kann aber auch auf Basis der schon eingeklagten Sollvorauszahlungen abrechnen und die Klage nur in Höhe des gegebenenfalls zu Lasten des Mieters verbliebenen restlichen Saldos erhöhen, sofern die Abrechnung innerhalb der Abrechnungsfrist erteilt ist (Schmidt-Futterer/Langenberg, a. a. O., § 556 Rn. 455; Palandt/Weidenkaff, a. a. O., § 535 Rn. 94). Hiervon ist vorliegend auch bezüglich der zwischenzeitlich erfolgten Abrechnung der Betriebskosten für das Jahr 2009, die ebenfalls auf der Grundlage der vereinbarten Vorauszahlungen erstellt worden ist, auszugehen. Einwendungen hinsichtlich der vereinbarten Höhe von insgesamt 85,00 € hat die Bekl. insoweit nicht mehr geltend gemacht, sondern den vertraglich vereinbarten Heizkostenvorschuss in Höhe von 85 € jedenfalls seit 19.4.2011 wieder gezahlt.

Der Mieter hat auch bei einer mietvertraglichen Vereinbarung zur Übersendung von Kopien der Betriebskostenbelege darauf keinen Anspruch, wenn sich die Hausverwaltung in räumlicher Nähe zu den gemieteten Gewerberäumen befindet und die Einsicht in die Abrechnungsunterlagen zumutbar ist.

Der Gewerberaumvermieter machte aus formell ordnungsgemäßen und dem Mieter zugegangenen Abrechnungen Betriebskostennachforderungen für 2006 und 2007 geltend. In den jeweiligen Anschreiben zu den Abrechnungen wies die in räumlicher Nähe - konkret: im selben Hauskomplex - befindliche Hausverwaltung darauf hin, dass die Betriebskostenunterlagen nach telefonischer Terminvereinbarung dort zur Einsichtnahme bereitlägen. Die Mieterin widersprach den Abrechnungen. Sie hatte lediglich in einem Schreiben vom 21. Januar 2008 um Vereinbarung eines Termins zur Einsichtnahme in die Belege gebeten, war darauf jedoch in der Folgezeit nicht mehr zurückgekommen. Sie hatte allerdings pauschal behauptet, mehrfach auch telefonisch um Einsichtsnahme nachgesucht zu haben, hatte dies aber nicht im Einzelnen mit Daten und Gesprächsinhalten belegt. Die Mieterin berief sich ferner auf eine Vereinbarung zur Übersendung von Betriebskostenbelegen. Gegen die Abweisung der Betriebskostennachforderungen durch die erste Instanz legte der Vermieter Berufung ein.

Die Berufung hatte Erfolg. Nach Ansicht des Kammergerichts hatte die Mieterin kein Zurückbehaltungsrecht wegen verweigerter Einsicht in die Betriebskostenbelege. Denn die Hausverwaltung habe ihr die Einsichtnahme ausdrücklich angeboten, ohne dass die Mieterin davon Gebrauch gemacht oder auch nur die Einsichtnahme angekündigt habe. Darin, dass die Hausverwaltung auf die Bitte zur Vereinbarung eines Termins zur Einsichtnahme nicht reagiert habe, liege keine Ablehnung der Einsichtsgewährung; die Mieterin sei in der Folgezeit untätig geblieben und habe gerade nicht an die verlangte Terminvereinbarung erinnert.

Eine Verpflichtung zur Übersendung der Belegkopien habe trotz einer vertraglichen Vereinbarung nicht bestanden, da der Mieterin die Einsichtnahme in die Belege im Büro der in räumlicher Nähe gelegenen Hausverwaltung zumutbar gewesen sei. Dass die Hausverwaltung das Angebot gemacht habe, acht bis zehn Aktenordner mit sämtlichen Belegen zur Verfügung zu stellen, sei auch keine „verdeckte Belegeinsichtsverweigerung", wie die Mieterin argumentiert hatte.

Dem berechtigten Interesse des Mieters an einer Überprüfung der Abrechnung wird im Regelfall bereits dadurch Rechnung getragen, dass der Mieter vom Vermieter Einsicht in die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege verlangen und sich hierbei, soweit erforderlich, fachkundiger Hilfe bedienen kann; ein Anspruch des Mieters auf Überlassung von Fotokopien kommt nach Treu und Glauben (§ 242 BGB) nur ausnahmsweise dann in Betracht, wenn dem Mieter die Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen in den Räumen des Vermieters – oder dessen Bevollmächtigten – nicht zugemutet werden kann (BGH, Urteil vom 13. September 2006, VIII ZR 71/06, GE 2006, 1612). Der Mieter kann ausnahmsweise einen Anspruch auf Übersendung von Telekopien zur Betriebskostenabrechnung haben, wenn ihm die Einsicht in die Belege unzumutbar ist (BGH, Hinweisbeschluss vom 19. Januar 2010, VIII ZR 83/09, GE 2010, 761). Diese Rechtsprechung zum Wohnungsmietrecht gilt auch für Gewerberaummietverhältnisse. Zu Recht geht der 12. Zivilsenat des Kammergerichts davon aus, dass dies auch dann gilt, wenn dem Gewerberaummieter vertraglich ein Anspruch auf Übersendung von Belegkopien unter bestimmten Bedingungen eingeräumt worden ist.

Auch hinsichtlich der formellen Wirksamkeit der Betriebskostenabrechnung wegen des nachvollziehbaren Verteilerschlüssels entspricht die Entscheidung der Linie des BGH (BGH, Urteil vom 19. November 2008, VIII ZR 295/07, GE 2009, 189), wonach die Abgrenzung zwischen formeller Wirksamkeit einer Betriebskostenabrechnung gemäß § 556 BGB einerseits und deren inhaltlicher Richtigkeit andererseits sich danach richtet, ob der durchschnittliche Mieter in der Lage ist, die Art des Verteilerschlüssels der einzelnen Kostenpositionen zu erkennen und den auf ihn entfallenden Anteil an den Gesamtkosten rechnerisch nachzuprüfen (formelle Wirksamkeit).