Fristenkontrolle in Anwaltskanzlei nur durch Fachkräfte

Fristenkontrolle in Anwaltskanzlei nur durch Fachkräfte; Organisationsverschulden des Anwalts; namensgleiche Parteien

a) Ist die Fristenkontrolle nicht ausschließlich einer bestimmten Fachkraft zugewiesen, liegt darin ein Organisationsverschulden des Rechtsanwalts. Es ist aber nicht zu beanstanden, wenn die Zuständigkeit für die Fristenkontrolle - auch innerhalb eines Arbeitstages - wechselt, etwa nach Dienstschluß der zunächst zuständigen Fachkraft. Dann ist lediglich sicherzustellen, daß keine Unklarheiten - etwa durch zeitliche Überschneidung der Zuständigkeiten - darüber entstehen können, welcher Fachkraft die Fristenkontrolle zu einem gegebenen Zeitpunkt obliegt. Hierfür reicht eine formlose, aber eindeutige Übergabe des Aufgabenbereichs von der zunächst zuständigen Fachkraft auf die anschließend zu ihrer Vertretung berufene Fachkraft aus (Fortführung des Senatsbeschlusses vom 8. Juli 1992 - XII ZB 55/92 - FamRZ 1993, 45).

b) Zur Fristennotierung und Ausgangskontrolle bei mehreren Verfahren derselben oder namensgleicher Parteien.

I. 1 Das Amtsgericht verurteilte die Bekl., an den Kl. rückständigen und laufenden Trennungsunterhalt zu zahlen. Gegen dieses ihr am 20. April 2005 zugestellte Urteil legte die Bekl. am 10. Mai 2005 Berufung ein, die sie mit am 4. Juli 2005 bei Gericht eingegangenem Schriftsatz vom selben Tage begründete und mit dem sie zugleich Wiedereinsetzung gegen die Versäumung der Berufungsbegründungsfrist beantragte.

2 Zur Begründung ihres Wiedereinsetzungsgesuchs führte die Bekl. aus, die am 20. Juni 2005 abgelaufene Frist zur Begründung der Berufung sei durch ein Versehen der Kanzleiangestellten ihres Prozeßbevollmächtigten versäumt worden:

3 In dessen Kanzlei werde die Fristenkontrolle ausschließlich und im Wechsel von zwei zuverlässigen Fachangestellten, Frau M. und Frau A., wahrgenommen.

4 Am Tage des im Fristenkalender eingetragenen Fristablaufs habe die für die Fristenkontrolle "im wesentlichen" zuständige Kanzleiangestellte M. die mit dem internen Aktenzeichen F-157/05-S versehene Handakte des vorliegenden Verfahrens der Sekretärin D. mit der Anweisung übergeben, einen Fristverlängerungsantrag zu schreiben. Dieser sei noch am selben Tage vom Prozeßbevollmächtigten der Bekl. unterzeichnet und per Fax an das Oberlandesgericht übersandt worden. Allerdings sei dieser Antrag versehentlich nicht mit dem Gerichtsaktenzeichen 17 UF 79/05 des vorliegenden Berufungsverfahrens (Trennungsunterhalt) versehen und zu diesem eingereicht worden, sondern zum Aktenzeichen 17 UF 78/05 des Parallelverfahrens gleichen Rubrums (Scheidungsverfahren; internes Aktenzeichen der Handakte: F-159/05-S), in dem die eine Woche später ablaufende Frist zur Begründung der Berufung sodann auf den eingereichten Antrag verlängert wurde.

5 Hierzu sei es trotz der allgemeinen Büroanweisung gekommen, bei mehreren Berufungen des gleichen Mandanten gesonderte Handakten anzulegen, die jeweiligen Fristen im Kalender zusammen mit dem internen Aktenzeichen der zutreffenden Handakte zu notieren, bei Eingang der Mitteilung des gerichtlichen Aktenzeichens diese Mitteilung in die Handakte einzuheften und das Aktenzeichen des Gerichts zusätzlich auf dem Laufstreifen des Aktendeckels zu vermerken. Ferner bestehe für die Schreibkräfte die allgemeine Anweisung, bei Fertigung fristwahrender Schriftsätze das darin angegebene Aktenzeichen anhand des auf dem Laufstreifen der Handakte vermerkten Aktenzeichens zu überprüfen.

6 Im vorliegenden Fall habe eine Auszubildende die gerichtliche Mitteilung des Aktenzeichens in der Parallelsache versehentlich nicht in die zutreffende Handakte F-159/05-S, sondern in die hier zu bearbeitende Handakte F-157/05-S eingeheftet, und zwar hinter das Blatt mit der Mitteilung des zu diesem Verfahren gehörenden gerichtlichen Aktenzeichens. Die Sekretärin D., der nicht bewußt gewesen sei, daß eine weitere Handakte mit gleichem Rubrum existierte, habe das gerichtliche Aktenzeichen der falsch eingehefteten Mitteilung entnommen und in den Schriftsatz übertragen, ohne die richtige Mitteilung zu bemerken, und dabei die Anweisung mißachtet, das Aktenzeichen anschließend mit demjenigen auf dem Laufrand des Aktendeckels zu vergleichen.

7 Die Kanzleiangestellte A., die kurz vor Dienstschluß der Angestellten M. (gegen 16.30 Uhr) mit dieser die noch offen stehenden Fristen besprochen und die weitere Fristenüberwachung übernommen habe, habe den Schriftsatz sodann per Fax übermittelt, ohne das gerichtliche Aktenzeichen zu überprüfen, da auch sie von der Existenz zweier Handakten gleichen Rubrums nichts gewußt habe.

8 Das Berufungsgericht wies den Wiedereinsetzungsantrag mit Beschluß vom 27. Juli 2005 zurück, und zwar mit der Begründung, ein Organisationsverschulden des Rechtsanwalts sei nicht ausgeräumt, wenn für die Fristenüberwachung nicht eine bestimmte Person zuständig sei, sondern die Verantwortlichkeit innerhalb eines Arbeitstages - zumal zu einer fortgeschrittenen Arbeitszeit - in andere Hände übergehe. Der sich dann aufbauende Arbeits- und Fristendruck stehe einer nachhaltigen und zuverlässigen Ausgangskontrolle entgegen. Auf die Gegenvorstellung der Bekl., mit der sie unter anderem vortrug, die Angestellte A. sei bei Verhinderung der Angestellten M. durch Urlaub, Krankheit oder Ablauf ihrer täglichen Arbeitszeit zu deren Vertretung berufen, hat das Berufungsgericht weiter ausgeführt, zumindest müsse bei einem Wechsel der Zuständigkeit für die Ausgangskontrolle eine eindeutige Übergabe stattfinden und im Rahmen des Wiedereinsetzungsverfahrens glaubhaft gemacht werden.

9 Dagegen richtet sich die Rechtsbeschwerde der Bekl.

II. 10 Die Rechtsbeschwerde ist gemäß § 522 Abs. 1 Satz 4 ZPO i.V. mit §§ 238 Abs. 2 Satz 1, 574 Abs. 1 Nr. 1 ZPO statthaft und auch nach § 574 Abs. 2 Nr. 2 ZPO zulässig. Eine Entscheidung des Rechtsbeschwerdegerichts ist nämlich zur Sicherung einer einheitlichen Rechtsprechung erforderlich, weil das Berufungsgericht die Anforderungen an die anwaltliche Organisation der Fristenkontrolle überspannt und der Bekl. dadurch den Zugang zur Berufungsinstanz in unzumutbarer, aus Sachgründen nicht zu rechtfertigender Weise erschwert hat. Daraus folgt zugleich, daß die Rechtsbeschwerde auch begründet ist.

11 1. Für seine Auffassung, die Zuständigkeit einer bestimmten Fachkraft für die Fristenkontrolle dürfe im Laufe eines Arbeitstages nicht wechseln, stützt sich das Berufungsgericht zu Unrecht auf den Senatsbeschluß vom 8. Juli 1992 - XII ZB 55/92 - FamRZ 1993, 45 = NJW 1992, 3176.

12 Danach ist ein für die Fristversäumung ursächliches Organisationsverschulden des Prozeßbevollmächtigten zwar nicht ausgeräumt, wenn sich aus dem Vortrag nicht ergibt, daß nur eine bestimmte qualifizierte Fachkraft für die Fristnotierung im Kalender und die Fristüberwachung verantwortlich ist, sondern es vielmehr möglich ist, daß mehrere oder alle Büroangestellten hierfür zuständig sind. Dies bedeutet jedoch keineswegs, daß die Zuständigkeit hierfür innerhalb eines Arbeitstages nicht wechseln darf. Diese Anforderung wäre in der Praxis häufig schon deshalb nicht zu erfüllen, weil es nicht unüblich ist, daß die Bürostunden einer Anwaltskanzlei die tägliche Arbeitszeit einzelner Angestellter überschreiten. Aus der Begründung des vom Berufungsgericht zitierten Senatsbeschlusses ergibt sich vielmehr nur, daß eine Überschneidung von Kompetenzen vermieden werden muß, weil sonst die Gefahr besteht, daß sich im Einzelfall einer auf den anderen verläßt (so auch BGH, Beschluß vom 6. Mai 1999 - VII ZR 396/98 - VersR 2000, 515 f.).

13 Zu fordern ist daher nur, daß zu einem bestimmten Zeitpunkt eindeutig feststeht, welche Fachkraft jeweils ausschließlich für die Fristenkontrolle zuständig ist. Diese Voraussetzung ist hier erfüllt. Mit seiner eidesstattlichen Versicherung hat Rechtsanwalt Dr. B. glaubhaft gemacht, daß ausschließlich Frau M. und Frau A. für die Fristenüberwachung in seiner Kanzlei zuständig waren. Aus der eidesstattlichen Versicherung der Frau A. geht weiter hervor, daß sie die Fristenüberwachung "im Wechsel" mit Frau M. durchführte und am Tage des Fristablaufs bei Dienstschluß der Frau M. die noch offen stehenden Fristen mit ihr besprach. Der eidesstattlichen Versicherung der Sekretärin D. ist ferner zu entnehmen, daß Frau A. sodann "die weitere Fristenüberwachung übernahm".

14 Damit ist eine für die mit der Fristenüberwachung beauftragten Fachkräfte eindeutige zeitliche Abgrenzung ihrer Verantwortlichkeit belegt, die es ausschließt, daß sie sich zu einem bestimmten Zeitpunkt wechselseitig für zuständig halten und aufeinander verlassen. Einer förmlichen oder gar protokollierten Übergabe bedurfte es daher ebenso wenig wie des mit der Gegenvorstellung nachgeholten ergänzenden Vortrags, im Fall der Verhinderung von Frau M. (und nur dann) sei Frau A. zu deren Vertretung berufen.

15 Mit der gegebenen Begründung kann die angefochtene Entscheidung daher keinen Bestand haben.

16 2. Sie erweist sich auch nicht aus anderen Gründen als richtig. Vielmehr rechtfertigt der glaubhaft gemachte Sachverhalt es, die beantragte Wiedereinsetzung zu gewähren.

17 a) Die hier dargelegte, durch allgemeine Büroanweisung angeordnete Verfahrensweise beim Zusammentreffen mehrerer Rechtsmittel desselben Mandanten läßt Organisationsmängel nicht erkennen. Soweit hierfür getrennte Handakten angelegt werden, entspricht dies den Anforderungen der Rechtsprechung (vgl. BGH, Beschluß vom 14. Januar 1999 - III ZB 44/98 - NJW-RR 1999, 716 f.).

18 Gleiches gilt für die hier getroffene Anordnung, die Fristen für jedes der Rechtsmittel gesondert zu notieren (vgl. Senatsbeschluß vom 4. Februar 1987 - IVb ZB 132/86 - FamRZ 1987, 1017, 1018).

19 Wenn es - wie hier - Aufgabe des Fristensachbearbeiters ist, anhand der in der Kanzlei zu expedierenden Rechtsmittelschriften selbständig zu beurteilen, auf welche Sache sie sich jeweils beziehen, und die zu wahrenden Fristen aufgrund dieser Beurteilung zu streichen, hält der Senat es zwar darüber hinaus für geboten, die notierten Fristen bei derartigen Parallelsachen mit zusätzlichen eindeutigen Erkennungszeichen zu versehen (vgl. Senatsbeschlüsse vom 9. November 2005 - XII ZB 140/05 - FamRZ 2006, 190, 191 und vom 5. Februar 1992 - XII ZB 92/91 - FamRZ 1992, 794; für unterschiedliche Verfahren namensgleicher Parteien ebenso BGH, Beschluß vom 22. Juni 1995 - LwZB 1/95 - NJW 1995, 2562 f.).

20 Auch dem genügt jedoch das in der Kanzlei der Prozeßbevollmächtigten der Bekl. angeordnete und praktizierte Verfahren, zusammen mit der Frist nicht nur die Namen der Parteien, sondern zugleich auch das interne Aktenzeichen der jeweils zugehörigen Handakte zu notieren. Diese Maßnahme ist hinreichend geeignet, Verwechslungen paralleler Verfahren zu vermeiden, da diese und die in ihnen jeweils zu wahrenden Fristen anhand der internen Aktenzeichen eindeutig voneinander zu unterscheiden sind. In Verbindung mit der weiteren Anweisung, nach Mitteilung des gerichtlichen Aktenzeichens dieses auf dem Laufrand des Aktendeckels zu notieren und bei der Fertigung fristwahrender Schriftsätze das dort angegebene gerichtliche Aktenzeichen mit demjenigen auf dem Aktendeckel abzugleichen, ist ferner hinreichend Vorsorge dagegen getroffen, daß solche Schriftsätze versehentlich zu einem falschen Aktenzeichen eingereicht werden.

21 Sind derartige Sicherungsvorkehrungen getroffen, darf der Rechtsanwalt es einer geschulten, zuverlässigen und laufend überwachten Kanzleikraft überlassen, das auf diese Weise von ihr ermittelte und überprüfte gerichtliche Aktenzeichen in den zu fertigenden Schriftsatz einzusetzen.

22 Unter diesen Umständen ist weder von dem unterzeichnenden Rechtsanwalt noch im Rahmen der anschließenden Ausgangskontrolle von der mit der Ausgangskontrolle beauftragten Fachkraft zu verlangen, daß das Aktenzeichen noch einmal selbständig überprüft wird. Auch wenn eine solche zusätzliche Kontrolle ein noch höheres Maß an Sicherheit gewährleisten würde, reicht es bei der Übermittlung solcher Schriftsätze per Fax im Rahmen der Ausgangskontrolle aus, den Sendebericht daraufhin zu überprüfen, ob die zutreffende Faxnummer des Empfangsgerichts angewählt und die zutreffende Seitenzahl störungsfrei übermittelt wurde. Es kommt nämlich nicht darauf an, wie die Fristversäumung am sichersten vermieden worden wäre. § 233 ZPO macht die Wiedereinsetzung nicht von einem unabwendbaren Ereignis und der Beachtung der äußersten nach den Umständen zu erwartenden Sorgfalt abhängig, sondern läßt hierfür das Fehlen eines Verschuldens genügen und stellt damit weniger strenge Anforderungen als das vor Inkrafttreten der Vereinfachungsnovelle vom 3. Dezember 1976 (BGBl. I 3281) geltende Recht (vgl. Senatsbeschluß vom 5. Februar 1992 aaO).

23 b) Wenn es im vorliegenden Einzelfall dennoch zu einer Verwechslung der gerichtlichen Aktenzeichen der beiden Parallelverfahren gekommen ist, beruht dies auf der Verkettung zweier Versehen des Kanzleipersonals, die dem Rechtsanwalt und seiner Partei nicht zum Verschulden gereichen, nämlich zum einen darauf, daß eine Auszubildende die Mitteilung des gerichtlichen Aktenzeichens des Parallelverfahrens versehentlich in die Handakte des vorliegenden Verfahrens eingeheftet hatte, und zum anderen darauf, daß die mit der Fertigung des Schriftsatzes beauftragte Sekretärin in nicht vorherzusehender Weise gegen die Weisung verstieß, das Aktenzeichen anhand der Angabe auf dem Aktendeckel zu überprüfen, und sich statt dessen auf die falsch abgeheftete Mitteilung verließ.

24 c) Ein Organisationsmangel kann allenfalls darin gesehen werden, daß Fristen nach dem Vortrag im Wiedereinsetzungsgesuch erst dann im Fristenbuch gelöscht werden, wenn sowohl der Sendebericht des Faxgerätes als auch der Rückläufer mit dem Eingangsstempel des Gerichts vorliegen. Wird die Frist nicht schon nach der anhand des Sendeberichts überprüften Faxübermittlung gestrichen, sondern erst nach Eingang einer Empfangsbestätigung des Gerichts, muß dies dazu führen, daß am Ende eines Arbeitstages Fristen ungestrichen bleiben, ohne daß erkennbar ist, ob es noch fristwahrender Maßnahmen bedarf oder nicht. Auf einen solchen Organisationsmangel kommt es hier aber nicht an, weil er für die Versäumung der Berufungsbegründungsfrist nicht ursächlich war.

25 Die angefochtene Entscheidung war daher aufzuheben und die beantragte Wiedereinsetzung zu gewähren.

Eine Fristenkontrolle kann in einem Anwaltsbüro auch durch eine oder mehrere Fachkräfte durchgeführt werden. Dazu bedarf es allerdings einer genauen Zuständigkeitsregelung durch den Anwalt.

In dem Anwaltsbüro oblag die Fristenkontrolle zwei Fachangestellten, die entsprechend von dem Rechtsanwalt eingewiesen waren. Eine Berufung gegen ein amtsgerichtliches Urteil (Familiengericht) wurde rechtzeitig eingelegt, die Berufungsbegründungsfrist jedoch versäumt, was zu einem Wiedereinsetzungsgesuch des Berufungsführers führte. Zu der Fristversäumung war es gekommen, als der Anwalt einen Fristverlängerungsantrag für die Berufungsbegründungsfrist unterzeichnet hatte, was per Fax an das Oberlandesgericht übersandt worden ist. Allerdings wurde dieser Antrag versehentlich mit einem falschen Gerichtsaktenzeichen versehen. Das falsche Gerichtsaktenzeichen bezog sich auf ein Parallelverfahren gleichen Rubrums. Im vorliegenden Fall hatte eine Auszubildende die gerichtliche Mitteilung des Aktenzeichens in der Parallelsache versehentlich nicht in die zutreffende Handakte des Anwalts, sondern in die hier zu bearbeitende Handakte eingeheftet. Das Oberlandesgericht wies den Wiedereinsetzungsantrag zurück. Ein Organisationsverschulden sei nicht ausgeräumt, wenn für die Fristenüberwachung nicht eine bestimmte Person zuständig sei, sondern die Verantwortlichkeit innerhalb eines Arbeitstages in andere Hände übergehe. Der sich dann aufbauende Arbeits- und Fristendruck stehe einer nachhaltigen und zuverlässigen Ausgangskontrolle entgegen. Dagegen richtete sich die Rechtsbeschwerde zum BGH.

Der XII. Senat des BGH kam zu dem Ergebnis, daß das Oberlandesgericht die Anforderungen zur Fristenkontrolle überspannt habe. Zu fordern sei nur, daß zu einem bestimmten Zeitpunkt eindeutig feststehen müsse, welche Fachkraft jeweils ausschließlich für die Fristenkontrolle zuständig sei. Das sei vorliegend der Fall gewesen. Damit sei eine für die mit der Fristenüberwachung beauftragten Fachkräfte eindeutige zeitliche Abgrenzung ihrer Verantwortlichkeit belegt, die es ausschließe, daß sie sich zu einem bestimmten Zeitpunkt wechselseitig für zuständig halten und aufeinander verlassen. Auch im übrigen seien Organisationsmängel nicht ersichtlich. So sei in dem Büro festgelegt, daß für die jeweiligen Verfahren getrennte Handakten angelegt werden sollten. Gleichfalls habe (richtig) die Annahme bestanden, die Fristen für jedes der Rechtsmittel gesondert zu notieren, seien derartigen Sicherungsvorkehrungen getroffen, dürfe der Anwalt es einer geschulten, zuverlässig und laufend überwachten Kanzleikraft überlassen, das auf diese Weise von ihr überprüfte gerichtliche Aktenzeichen in den zu fertigenden Schriftsatz einzusetzen. Es sei weder von dem Rechtsanwalt noch im Rahmen der anschließenden Ausgangskontrolle von der mit der Ausgangskontrolle beauftragten Fachkraft zu verlangen, daß das Aktenzeichen noch einmal selbständig überprüft werde. Eine solche zusätzliche Kontrolle könne zwar ein höheres Maß an Sicherheit gewährleisten. Es reiche jedoch bei der Übermittlung von Schriftsätzen per Fax im Rahmen der Ausgangskontrolle aus, den Sendebericht daraufhin zu überprüfen, ob die zutreffende Faxnummer des Empfangsgerichts angewählt und die zutreffende Seitenzahl störungsfrei übermittelt worden sei. Vorliegend sei es also zu einer Verkettung von Versehen des Kanzleipersonals gekommen, die dem Rechtsanwalt und seiner Partei nicht zum Verschulden gereiche.