Einsichtnahme in Verwaltungsunterlagen

Einsichtnahme in Verwaltungsunterlagen; Fotokopien; Kostenerstattung

Den einzelnen Wohnungseigentümern steht ein Anspruch auf Einsichtnahme in Verwaltungsunterlagen und Fertigung von Fotokopien gegen Kostenerstattung zu.

I. Die Kl. sind Miteigentümer der Wohnungseigentümergemeinschaft in Berlin-Schöneberg. Der Bekl. war der Verwalter der Eigentümergemeinschaft. Der Bestellungsbeschluss vom Amtsgericht Schöneberg wurde für ungültig erklärt. Die Entscheidung war allerdings im Zeitpunkt der mündlichen Verhandlung noch nicht rechtskräftig. Die Parteien streiten um die Fertigung von Fotokopien von bestimmten Verwaltungsunterlagen.

Nachdem der Kl. zu 2. am 9. September 2008 die Verwaltungsunterlagen eingesehen hatte, meinte dieser, Unstimmigkeiten erkannt zu haben, und die Kl. baten den Bekl. mit eMail vom 17. September 2008, ihnen die in den Klageanträgen bezeichneten Unterlagen zur Verfügung zu stellen. Auch nach weiteren eMails der Kl. verwehrte der Bekl. die angeforderten Kopien. Unstreitig ist, dass die angeforderten Unterlagen sich am 9. September 2008 noch in den Verwaltungsunterlagen befanden. Der Kl. zu 1. fertigte auch Fotokopien, diese waren jedoch unlesbar, was der Kl. zu 2. durch Vorlage im Termin zur mündlichen Verhandlung vom 10.2.2010 nachwies.

Die Kl. begehren deshalb erneut die Anfertigung von den angeforderten Fotokopien und tragen vor:

Jeder Wohnungseigentümer habe einen Anspruch auf Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen. Hier liege auch ein Grund für die Forderung der Kl. vor. Beim Einsichtstermin in den Verwaltungsunterlagen am 9. September 2008 hätten sich Unstimmigkeiten ergeben, die durch die angeforderten Unterlagen aufgeklärt werden sollten bzw. Schadensersatzansprüche gegen den Bekl. begründen könnten. Als der Kl. zu 2. dann am 15. Dezember 2009 aufgrund einer Verurteilung des Bekl. durch das Amtsgericht Schöneberg die Akten erneut einsehen durfte, seien die Unterlagen nicht mehr in den Verwaltungsunterlagen vorhanden gewesen.

II. Die Klage ist begründet.

Die Kl. können gemäß §§ 666 ff. BGB i. V. m. § 28 WEG Fotokopien der in den Klageanträgen bezeichneten Unterlagen verlangen. Jeder einzelne Wohnungseigentümer hat grundsätzlich das Recht, in die Aufzeichnungen und Belege Einsicht zu nehmen (OLG München, GE 2006, 1302 = NZM 2006, 512). Der Anspruch auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen schließt den Anspruch ein, vom Verwalter die Fertigung und Überlassung von Kopien Zug um Zug gegen Erstattung der entstehenden Kosten verlangen zu können (OLG München, GE 2006, 1302 = NZM 2006, 512). Kosten von 0,30 € pro Kopie können als angemessen angesehen werden (OLG München, NZM 2007, 692).

Grundsätzlich hat der Wohnungseigentümer, ohne ein besonderes berechtigtes Interesse darlegen zu müssen, einen Anspruch auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen. Die Kl. haben vorliegend sogar ausreichend begründet, warum sie die angeforderten Unterlagen begehren. Der Verwalter kann sich gegenüber dem Einsichtsrecht nicht auf tatsächliche Schwierigkeiten berufen, die sich für ihn aus der Einsichtnahme ergeben. Eine Grenze für das Einsichtsrecht bilden allein das Schikaneverbot und Treu und Glauben. Das Ersuchen eines Wohnungseigentümers auf Einsichtnahme muss sich daher auf vorhandene und hinreichend genau bezeichnete Unterlagen beziehen, die ohne nennenswerten Vorbereitungsaufwand und ohne Störung des Betriebsablaufs der Verwaltung eingesehen und fotokopiert werden können (OLG Hamm, NZM 1998, 724). Dies ist vorliegend der Fall. Die Kl. haben die einzelnen Verwaltungsunterlagen genau bezeichnet und ausreichend begründet, warum sie diese begehren. Die Kl. hätten sie bei einer erneuten Einsichtnahme am 15. Dezember 2009 auch selber fotokopiert, sie befanden sich jedoch nicht mehr bei den Verwaltungsunterlagen. Wegen der genauen Bezeichnung und ausführlichen Begründung des Begehrens der Kl. liegt ein Verstoß gegen das Schikaneverbot und Treu und Glauben nicht vor.

Der Anspruch steht auch beiden Kl. zu, da sich sämtliche Unterlagen unstreitig bei den Verwaltungsunterlagen befanden. Sie waren demnach Bestandteil der Verwaltungsunterlagen und keine internen Schriftstücke.

Der Bekl. hat in der mündlichen Verhandlung auch eingeräumt, dass er keinerlei Unterlagen während des Verfahrens vernichtet hat. Unverständlich ist auch, warum der Kl. - trotz seiner Zusicherung in der mündlichen Verhandlung vom 10.2.2010 - den Kontoauszug des Wohngeldkontos aus dem Jahr 2008 nicht an den Kl. übersandt hat.

Die angeforderten Unterlagen waren auch nicht so umfangreich, dass für den Bekl. eine Übersendung unzumutbar war. Es handelt sich lediglich um vier eMails und ein Schreiben und den Kontoauszug des Wohngeldkontos 2008.

Den einzelnen Wohnungseigentümern steht ein Anspruch auf Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen und Fertigung von Fotokopien gegen Kostenerstattung zu.

Bei einer Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen im September 2008 meinten die Kläger, Unstimmigkeiten erkannt zu haben, und baten um Kopien bestimmter Unterlagen. Der Verwalter, gegen den inzwischen ein Abberufungsverfahren läuft, verweigerte dies, zunächst mit der später zurückgenommenen Behauptung, die Unterlagen befänden sich nicht mehr bei den Verwaltungsvorgängen.

Zug um Zug gegen Erstattung von Kopierkosten von 0,30 € pro Kopie wird der Verwalter verurteilt, bestimmte Kopien zu liefern. Der Anspruch ergibt sich aus dem Verwaltervertrag und den Bestimmungen des Auftragsrechts. Es bestehe grundsätzlich ein Einsichtsrecht, das sich aber auf vorhandene und hinreichend genau bezeichnete Unterlagen beziehen muss, die ohne nennenswerten Vorbereitungsaufwand und ohne Störung des Betriebsablaufs der Verwaltung eingesehen werden können. Gegen Kostenerstattung könnten auch Kopien beansprucht werden.

Da der Verwaltervertrag nicht mit den einzelnen Wohnungseigentümern, sondern mit dem rechtsfähigen Verband besteht, bedarf es der Klärung, woraus sich Individualansprüche einzelner Wohnungseigentümer gegen den Verwalter ergeben können. Insoweit wird von der vorherrschenden Meinung angenommen, dass der Verwaltervertrag auch Elemente eines Vertrags zugunsten Dritter (nämlich der Wohnungseigentümer) enthält, was dem einzelnen Wohnungseigentümer quasivertragliche Ansprüche sichert. Insbesondere spricht § 27 Abs. 1 WEG auch von Pflichten des Verwalters gegenüber den Wohnungseigentümern. Aus der Betroffenheit der einzelnen Wohnungseigentümer, denen neben dem Verwalter die übergeordnete Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums obliegt, folgt das Einsichtsrecht. Nach der technischen Entwicklung kann neben der umständlichen Fertigung von Abschriften oder Auszügen gegen Kostenerstattung auch die Fertigung von Kopien verlangt werden. Wichtig ist, dass die Ansprüche auf Einsicht und Kopien die möglichst genaue Bezeichnung der verlangten Unterlagen voraussetzen, um überflüssigen Arbeitsaufwand im Verwalterbüro zu ersparen. Keinesfalls besteht ein Anspruch darauf, dass dem einzelnen Wohnungseigentümer Verwaltungsunterlagen herausgegeben werden, schon aus Gründen der Bestandssicherung der Unterlagen. Die Einsichtnahme hat also im Büro des Verwalters und unter dessen Aufsicht zu erfolgen, wie es sich etwa auch bei Gericht hinsichtlich der Einsichtnahme in die Prozessakten verhält.