Einsichtnahme in Unterlagen der GdWE

1. Eigentümer haben gemäß § 18 Abs. 4 WEG auch Anspruch auf Einsichtnahme in Unterlagen der GdWE, die sich bei Dritten (hier Steuerberater) befinden, insoweit muss die GdWE notfalls die Unterlagen zur Ermöglichung der Einsicht zurückfordern.

2. Der Einsichtnahmeanspruch umfasst alle Verwaltungsunterlagen, hierzu gehören auch die Protokolle des Beirats.

Gegenstand der Klage ist ein Einsichtnahmegesuch des Kl. in Verwaltungsunterlagen.

Das Amtsgericht hat der Klage zu Recht und mit zutreffender Begründung stattgegeben. Insoweit kann auf die Ausführungen des Amtsgerichts Bezug genommen werden. Hiergegen wendet sich die Berufung ohne Erfolg.

Die Kammer verweist zur Vermeidung von Wiederholungen auf die Ausführungen in den Verfahren 2-13 S 67/22 und 2-13 S 90/22 (ZMR 2023, 732), welche auch die Parteien betrafen.

Demnach ist durch die Übersendung von Unterlagen, deren Umfang streitig ist, keine Erfüllung eingetreten. Auch ist die Geltendmachung des Einsichtsgesuchs nicht rechtsmissbräuchlich. Der Kl. hat einen Anspruch auf Einsicht in die Originalunterlagen, soweit diese noch in Papier vorhanden sind. Soweit dies nicht der Fall ist, kann auch nach mittlerweile gefestigter Rechtsprechung der Kammer (grdl. Kammer ZWE 2023, 280), die Einsichtnahme in die digitalen Daten im Regelfall im Büro des Verwalters ausgeübt werden (näher Noack/Servatius/Haas/Noack, 23. Aufl. 2022, GmbHG § 51a Rn. 23), schon um deren Vollständigkeit prüfen zu können, was bei übersandten Ausdrucken nicht in gleicher Weise möglich ist. […]

Der Einwand der Bekl., dass der vom Amtsgericht titulierte Anspruch auch Einsicht in Unterlagen umfasse, die beim Steuerberater liegen und daher nicht im Zugriffsbereich der Bekl. vorhanden sind, verfängt nicht. Zutreffend ist, dass der Einsichtnahmeanspruch sich nur auf die Unterlagen der GdWE bezieht, so dass die Unterlagen zum Zeitpunkt der Einsichtnahme der GdWE dieser zustehen müssen (Jennißen/Sommer, 8. Aufl. 2024, WEG § 18 Rn. 146 - auf das Eigentum der GdWE abstellend). Unterlagen, die erst noch von Dritten erstellt werden müssen, unterfallen dem Einsichtnahmeanspruch nicht (näher Kammer, Urteil vom 28.11.2024 - 2-13 S 27/24, GE 2025, 50). Vorliegend geht es allerdings um Unterlagen der Bekl. aus dem Jahr 2021, die nach dem Vortrag der Bekl. von dem Steuerberater aufbewahrt werden. Damit ist der Anspruch nicht ausgeschlossen, denn die Bekl. kann sich nicht auf Unmöglichkeit der Erfüllung (§ 275 Abs. 2 BGB) berufen (vgl. Lehmann-Richter/Wobst, WEG-Reform 2020, Rn. 369; Bärmann/Dötsch, 15. Aufl. 2023, WEG § 18 Rn. 130). Die Beschaffung der Unterlagen stellt für die Bekl. keinen unzumutbaren Aufwand dar. Mit ihrem Steuerberater verbindet sie ein Geschäftsbesorgungsvertrag, daher muss dieser auf Aufforderung die Unterlagen seines Auftraggebers zur Verfügung stellen (§§ 675, 667 BGB). Dass dies mit unzumutbaren Hindernissen verbunden ist, hat die Bekl. nicht behauptet. Soweit die Bekl. nun einwendet, die Unterlagen seien nicht hinreichend bezeichnet, trägt dies nicht. Der Kl. begehrt Einsicht in die Unterlagen über das von der GdWE bezahlte Personal im Jahr 2021, dies ist hinreichend bestimmt. Es ist auch offensichtlich, dass die Bekl. oder der von ihr beauftragte Steuerberater über Unterlagen verfügen muss, welche sich auf das von ihr bezahlte Personal beziehen. In diese Unterlagen besteht ein Einsichtnahmeanspruch.

Soweit die Bekl. der Auffassung ist, dass ihr Beiratsprotokolle nicht vorliegen, verkennt sie den Umfang des Einsichtnahmeanspruchs. Dieser umfasst alle Verwaltungsunterlagen, hierzu gehören auch die Protokolle des Beirats (Dötsch/Schultzky/Zschieschack, WEG-Recht 2021, Kap. 11, 67; iE ebenso MHdB WEG-R/Wolicki, 8. Aufl. 2023, § 21 Rn. 673). Jedenfalls diese Protokolle sind, anders als private Mitschriften, Verwaltungsunterlagen. Nachdem im neuen Recht der Anspruch nicht gegen den Verwalter, oder in diesem Falle Beiratsmitglieder, zu richten ist, hat der Eigentümer einen Anspruch gegen die GdWE, die diese im Innenverhältnis durch ihre Organe erfüllen muss. Befinden sich Unterlagen im Besitz ihrer Organe, kann sich die GdWE allerdings selbstverständlich nicht darauf berufen, dass sie selbst diese nicht hat. Insoweit kommt es auch nicht darauf an, dass - was wohl gemeint ist - der die GdWE im Prozess vertretende Verwalter keinen Zugriff auf diese Unterlagen hat. Ein Fall der Unmöglichkeit liegt nicht vor. Ob die GdWE den an sie gerichteten Anspruch durch den Verwaltungsbeirat erfüllt, oder die GdWE, vertreten durch den Verwalter, sich die Unterlagen zur Einsichtsermöglichung zuvor verschafft (so MHdB WEG-R/Wolicki, 8. Aufl. 2023, § 21 Rn. 683), betrifft die interne Organisation der Bekl. und steht dem Anspruch nicht entgegen. Soweit die Bekl. nun erstmals vorträgt, es sei unklar, ob derartige Protokolle vorhanden sind, ist dies nicht ausreichend. Der Verwaltungsbeirat ist Organ der Bekl., so dass diese ausreichende Gelegenheit hatte, sich im Prozess nach dem Vorhandensein der Unterlagen zu erkundigen. Ein Bestreiten mit Nichtwissen, worum es sich in der Sache handelt, ist daher wegen eigener Wahrnehmung der Bekl. durch ihr Organ nach § 138 Abs. 4 ZPO unzulässig. Im Übrigen ist dieser erstmalige Vortrag nun ohnehin zu spät (§§ 529 Abs. 1 Nr. 2, 531 Abs. 2 ZPO).

Nach alledem ist daher die Berufung zurückzuweisen. Gründe die Revision zuzulassen, liegen nicht vor, es handelt sich letztlich um einen Einzelfall, der keine grundsätzlichen Fragen aufwirft. Die Nebenentscheidungen beruhen auf §§ 97, 708 Nr. 10 Satz 2, 711, 713 ZPO.

Die Streitwertfestsetzung folgt aus §§ 47, 48 GKG. Zutreffend ist der Einwand des Kl., dass die Kammer in der Vergangenheit für umfangreiche Einsichtnahmeansprüche - wie hier - einen Wert von 2.000 € je Kalenderjahr, für welches die Einsicht begehrt wird, angesetzt hat. Hieran hält die Kammer daher fest.

§ 18 Abs. 4 WEG gibt einem Wohnungseigentümer einen Anspruch auf Einsichtnahme in sämtliche Verwaltungsunterlagen. Zu den Verwaltungsunterlagen gehören u. a. die Niederschriften der Versammlungen der Verwaltungsbeiräte, aber auch Verwaltungsunterlagen, die sich bei Dritten, etwa bei einem beauftragten Steuerberater befinden; insoweit muss die Wohnungseigentümergemeinschaft notfalls die Unterlagen zur Ermöglichung der Einsicht zurückfordern.

Wohnungseigentümer K. klagt auf Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen. Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ist dazu vor allem aus drei Gründen nicht bereit: Erstens habe sie K. bereits Kopien von den Verwaltungsunterlagen übersandt (es ist allerdings streitig, ob das Kopien von sämtlichen Verwaltungsunterlagen waren). Zweitens befinde sich ein Teil der Verwaltungsunterlagen, die K. sehen wolle, beim Steuerberater. Und drittens gehörten die Niederschriften der Versammlungen der Verwaltungsbeiräte, die K. auch sehen wolle, nicht zu den Verwaltungsunterlagen.

Die Klage hat Erfolg! Durch die Übersendung der Kopien sei keine Erfüllung (§ 362 Abs. 1 BGB) eingetreten. Denn K. habe einen Anspruch auf Einsicht in die Originale der Verwaltungsunterlagen, soweit diese in Papier vorhanden seien. Wäre es nicht so, habe er ein Recht auf eine Einsichtnahme in die digitalisierten Daten. Die Einsichtnahme könne „im Regelfall“ im Büro des Verwalters ausgeübt werden. Sollten sich Verwaltungsunterlagen beim Steuerberater befinden, seien diese von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer zu beschaffen. Es sei im Fall auch klar, um welche Unterlagen es sich handele. Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer schulde schließlich auch eine Einsichtnahme in die Niederschriften der Versammlungen der Verwaltungsbeiräte. Denn diese seien, anders als private Mitschriften, Verwaltungsunterlagen, die sich die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer notfalls beschaffen müsse. Soweit sie einwende, es sei unklar, ob derartige Niederschriften überhaupt vorhanden seien, sei dies nicht ausreichend. Der Verwaltungsbeirat sei Organ der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer.

Jeder Wohnungseigentümer kann nach § 18 Abs. 4 WEG von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen. Welche Unterlagen das sind, darüber sagt die Vorschrift allerdings nichts. Ferner sagt sie nichts dazu, ob ein Wohnungseigentümer eine Einsichtnahme in die Originale verlangen kann, oder ob sein Anspruch auch durch eine Einsichtnahme in Kopien erfüllt ist. Und schließlich schweigt das Gesetz zur Frage, wo die Verwaltungsunterlagen eingesehen werden können.

Was die „Verwaltungsunterlagen“ i.S.v. § 18 Abs. 4 WEG sind, muss durch Auslegung geklärt werden. Danach sind es die schriftlichen oder digitalen Unterlagen in Bezug auf das gemeinschaftliche Eigentum und in Bezug auf das Gemeinschaftsvermögen. Zu den Verwaltungsunterlagen gehören sämtliche originären Unterlagen in Bezug auf die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums sowie sämtliche Unterlagen, die später entstanden sind, beispielsweise aus der Geschäftsbesorgung des Verwalters (Hügel/Elzer, 4. Aufl. 2025, WEG § 18 Rn. 154). Dass, wie es das LG auch entscheidet, Unterlagen der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, die sich bei Dritten befinden, z. B. bei einem Rechtsanwalt, Sachverständigen oder Steuerberater, zu den Verwaltungsunterlagen gehören, kann keinem Zweifel unterliegen. Für die Niederschriften der Versammlungen der Verwaltungsbeiräte kann auch nichts anderes gelten. Denn, hier ist dem LG wenigstens im Ergebnis zu folgen, zwar ist nicht der Verwaltungsbeirat, aber sind die Verwaltungsbeiräte grundsätzlich als Organe der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer anzusehen. Führen die Verwaltungsbeiräte entsprechend § 24 Abs. 6 WEG über ihre Sitzungen Niederschriften, was möglich, aber nicht zwingend ist, gehören diese Niederschriften daher selbstverständlich zu den Verwaltungsunterlagen und sind kein privatim.

Mit dem LG ist weiter anzunehmen, dass ein Wohnungseigentümer ein Recht darauf hat, die Originale der Verwaltungsunterlagen einzusehen. Im Mietrecht ist es trotz § 556 Abs. 4 Satz 1 BGB, der seit dem 1. Januar 2025 anwendbar ist, nicht anders (s. auch BT-Drs. 20/11306, 99 unter Hinweis auf BGH, GE 2022, 193 Rn. 15). Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ist entsprechend § 556 Abs. 4 Satz 2 BGB allerdings nicht daran gehindert, Originalbelege grundsätzlich einzuscannen oder anders zu digitalisieren, dann zu vernichten und dem Wohnungseigentümer nur Ausdrucke zur Verfügung zu stellen oder eine digitale Einsichtnahme zu ermöglichen (LG Frankfurt/Main, IMR 2023, 370). Ferner ist vorstellbar, dass die Originalbelege sowieso nur digital vorliegen (s. auch BGH, GE 2022, 193 Rn. 27 zum Mietrecht). In Zeiten der E-Rechnung wird dieser „Korb“ sich rasch füllen.

Ein von der Verwaltung gewähltes Scanverfahren zur Dokumentenspeicherung und -verwaltung muss fälschungssicher sein (zum Mietrecht und dem Scannen von Abrechnungsbelegen vgl. LG Hamburg, ZMR 2020, 957; LG Hamburg, WuM 2004, 97; AG Mainz ZMR 1999, 114; Meyer-Abich NZM 2023, 61 [70]; Lindner ZMR 2021, 357 [361]; Lützenkirchen NZM 2018, 266 [268]). Eine ausreichende Scan- und Datensicherheit soll beispielsweise die „Technische Richtlinie ersetzendes Scannen“ (TR-RESISCAN) abbilden (www.bsi.bund.de/resiscan). Auf Basis der bereits existierenden Empfehlungen – z. B. DOMEA, GdPDU und weiteren, deren Gültigkeit nicht beeinträchtigt werden soll – führt die TR entlang eines strukturierten Scanprozesses die sicherheitsrelevanten technischen und organisatorischen Maßnahmen, die beim ersetzenden Scannen zu berücksichtigen sind, zusammen. Dabei werden die Ziele der Informationssicherheit und der Rechtssicherheit gleichermaßen berücksichtigt. Die TR-RESISCAN, Stand 2024, findet sich zum kostenlosen Download hier: www.bsi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/BSI/Publikationen/TechnischeRichtlinien/TR03138/TR-03138_V1_....

Die Frankfurter Richter schreiben im Übrigen zum Erfüllungsort, die Einsichtnahme könne „im Regelfall“ im Büro des Verwalters ausgeübt werden. Das überzeugt, nicht nur für einen nicht näher beschriebenen Regelfall, ist indes nicht unstreitig. Denn auch ich meine, der Leistungsort sei gem. § 269 Abs. 1 BGB („nach den Umständen“) der Sitz des Verwalters und nicht die Wohnungseigentumsanlage (s. auch Zschieschack, ZWE 2023, 244 [246]). Zwar wurde die im Referentenentwurf vorgesehene Klarstellung „Der Anspruch ist an dem Ort zu erfüllen, an dem die Verwaltung geführt wird“ nicht in das Gesetz übernommen. Es ist aber nicht erkennbar, dass der Gesetzgeber den Verwalter zwingen wollte, die Verwaltungsunterlagen am Ort der Wohnungseigentumsanlage zu präsentieren (Hügel/Elzer, 4. Aufl. 2025, WEG § 18 Rn. 160).