Einsicht in Verwaltungsunterlagen

1. Der Klageantrag auf Einsichtgewährung in die Verwaltungsunterlagen (§ 18 Abs. 4 WEG) muss die begehrten Unterlagen hinreichend vollstreckungsfähig bezeichnen, da die Vollstreckung durch den Gerichtsvollzieher gemäß § 883 ZPO erfolgt.

2. Besteht Streit über die Existenz von Unterlagen, kommt der GdWE eine sekundäre Darlegungslast zu, wenn der Kläger hinreichende tatsächliche Anhaltspunkte für das Vorhandensein der Unterlagen vorträgt.

I. Mit der Klage begehrt der Kl., ein Erbbauberechtigter, von der beklagten Erbbauberechtigtengemeinschaft Einsicht in Verwaltungsunterlagen. Diese möchte er angesichts des Umfangs der begehrten Einsicht mit zwei weiteren Erbbauberechtigten zu den üblichen Geschäftszeiten an einem Werktag ausüben.

Er begehrt Einsicht in die Buchhaltungsunterlagen 2019, in die Lohnsteuerbescheinigungen, die von dem im Klageantrag näher bezeichneten Steuerbüro erstellt worden sind, für die angestellten Personen der Gemeinschaft, in die Wartungsverträge 2019, die mit externen Unternehmen abgeschlossen wurden, sowie in die Arbeitsverträge der im Jahr 2019 beschäftigten Personen für die Gemeinschaft.

Die Bekl. ist der Auffassung, dem Kl. bereits Kopien der Buchhaltungsbelege übersandt zu haben, legt in Kopie Arbeitsverträge vor, wobei die Parteien darum streiten, ob dies sämtliche Arbeitnehmer erfasst, und vertritt die Ansicht, dass ein Anspruch, weitere Personen zur Einsicht mitzunehmen, nicht bestehe, zumal in Zeiten der Corona-Pandemie hierfür das Verwaltungsbüro zu klein sei.

Das Amtsgericht […] hat der Klage stattgegeben, hiergegen richtet sich die Berufung der Bekl.

II. Die zulässige Berufung hat keinen Erfolg. Zu Recht hat das Amtsgericht der Klage stattgegeben, so dass zunächst zur Vermeidung von Wiederholungen auf die angefochtene Entscheidung Bezug genommen wird.

Der Anspruch des Kl. besteht aus § 18 Abs. 4 WEG.

1. Der Klageantrag ist entgegen der Auffassung der Berufung hinreichend bestimmt, soweit der Kl. begehrt, ihm Einsicht in alle Buchhaltungsunterlagen des Jahres 2019 betreffend die Erbbauberechtigtengemeinschaft zu gewähren.

Zutreffend ist, dass die Unterlagen, in die Einsicht gewährt werden soll, hinreichend bestimmt bezeichnet werden müssen. Dies ist schon erforderlich, um die Vollstreckung eines späteren Titels zu gewährleisten. Insoweit ist eine genaue Präzisierung erforderlich, weil die Vollstreckung des Anspruchs aus § 18 Abs. 4 WEG nach § 883 ZPO zu erfolgen hat. Insoweit entspricht es gefestigter Auffassung für vergleichbare Einsichtsrechte im Gesellschaftsrecht, dass die Vollstreckung nicht nach § 888 ZPO zu erfolgen hat, wenn die Einsichtgewährung als Hauptpflicht und nicht als Reflex einer Rechenschaftspflicht tituliert ist (zusammenfassend jüngst BayObLG DGVZ 2022, 133; OLG Frankfurt a.M. NJW-RR 2018, 765; BeckOK ZPO/Stürner, 47. Ed. 1.12.2022, ZPO § 883 Rn. 4), da auch die Einsichtnahme in der Sache eine kurzfristige Herausgabe ist (Bendtsen in Kindl/Meller-Hannich, Zwangsvollstreckung, 4. Aufl., 2020, ZPO § 883 Rn. 36 m.w.N.).

Da anders als im alten Recht nun das Einsichtnahmerecht in § 18 Abs. 4 WEG gesetzlich ausdrücklich gesetzlich geregelt ist und nicht (mehr) Teil einer Rechenschaftspflicht ist, handelt es sich insoweit um eine Hauptpflicht der Gemeinschaft. Anders als im alten Recht ist das Einsichtnahmerecht auch nicht mehr Teil einer Rechenschaftspflicht, die im hier maßgeblichen Rechtsverhältnis der Wohnungseigentümer zur Gemeinschaft ohnehin nur in den im WEG bestimmten Grenzen des § 28 WEG bestehen dürfte. Für diese Lösung sprechen zudem Praktikabilitätserwägungen. So hält § 883 Abs. 2 ZPO beispielsweise ein praktikables Instrument bereit, wenn die Unterlagen nicht aufzufinden sind. Zudem werden damit auch Probleme der Vollstreckung nach § 888 ZPO, die sich daraus ergeben, dass Titelschuldner die Gemeinschaft ist, den Anspruch aber das Handlungsorgan der Gemeinschaft - der Verwalter - erfüllen muss, vermieden (näher Dötsch/Schultzky/Zschieschack, WEG-Recht 2021, Kap. 14 Rn. 155; Greiner, Wohnungseigentumsrecht, § 8 Rn. 134; BeckOK WEG/Elzer, 49. Ed. 1.7.2022, WEG § 43 Rn. 61).

Erforderlich ist daher, dass der Gerichtsvollzieher bestimmen kann, welche Unterlagen dem Titel unterfallen oder nicht, zudem muss die Gemeinschaft klar erkennen können, was von ihr zur Erfüllung des Anspruchs verlangt wird. Dem wird der Klageantrag insoweit gerecht.

In zeitlicher Hinsicht hat der Kl. seinen Einsichtnahmeanspruch hinreichend konkret auf Unterlagen aus dem Jahre 2019 beschränkt, dies ist hinreichend bestimmbar. Aber auch in sachlicher Hinsicht genügt die Bezeichnung der „Buchhaltungsunterlagen“, um eine hinreichende Abgrenzung zu anderen Unterlagen zu gewährleisten. Der Begriff ist eindeutig. Erfasst sind alle Unterlagen, die sich auf Ausgaben und Einnahmen im Kalenderjahr 2019 beziehen, neben den Buchungen, vor allem die hierzu gehörenden Belege (vgl. § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB). Insoweit findet der Begriff auch im Gesetz in § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB Widerhall. Angesichts dieser klaren Bestimmbarkeit ist auch in der Rechtsprechung anerkannt, dass eine entsprechende Titulierung vollstreckbar ist (vgl. nur BayObLG WM 1996, 661; OLG München BeckRS 2016, 6501; OLG Jena BeckRS 2015, 117392; BeckOF Prozess/Scharm, Form. 8.1.3.2).

2. Jedenfalls im Ergebnis zutreffend ist auch die Auffassung des Amtsgerichts, dass der Kl. auch ein Einsichtnahmerecht in die Wartungsverträge des Jahres 2019 mit externen Unternehmen hat. Insoweit konnte sich die Bekl. nicht auf ein einfaches Bestreiten, dass entsprechende Verträge nicht bestehen, beschränken.

Allerdings ist es im Grundsatz Aufgabe des Kl. als Anspruchsteller, die anspruchsbegründenden Tatsachen zu beweisen, hierzu gehört auch die Existenz von Unterlagen, in die Einsicht begehrt wird. Jedoch trifft vorliegend die Bekl. eine sekundäre Darlegungslast, wonach sie näheren Vortrag zu den vorhandenen Unterlagen halten muss. Eine sekundäre Darlegungslast trifft den Prozessgegner der primär darlegungsbelasteten Partei in der Regel nämlich dann, wenn die primär darlegungsbelastete Partei keine nähere Kenntnis der maßgeblichen Umstände und auch keine Möglichkeit zur weiteren Sachaufklärung hat, während der Bestreitende alle wesentlichen Tatsachen kennt und es ihm unschwer möglich und zumutbar ist, nähere Angaben zu machen (BGH NJW 2020, 755 Rn. 35).

So liegt es hier. Der Kl. hat vorgetragen, dass ihm aus anderen Verfahren bekannt ist, dass Wartungsrechnungen von Drittfirmen erstellt worden sind, die auf einen Wartungsvertrag Bezug nehmen. Der Vortrag des Kl., dass im Kalenderjahr 2019 für verschiedene Wartungsarbeiten über 80.000 € abgerechnet wurden, ist nicht bestritten, zudem ergibt sich aus den von dem Kl. vorgelegten Protokollen der Erbbauberechtigtenversammlung, dass dort u. a. die Wartung von Rauchmeldern, Aufzügen und Löschleitungen Gegenstand der Diskussion war. Wie das Amtsgericht zutreffend ausgeführt hat, ist bei der vorliegenden Anlage, bei der sich um eine der größten Wohnungseigentümergemeinschaften in Hessen handeln dürfte, auch fernliegend, dass keine schriftlichen Wartungsverträge geschlossen worden sind, über die Unterlagen vorhanden sind.

Jedenfalls konnte sich die Bekl. bei dieser Sachlage nicht auf ein einfaches Bestreiten der Existenz von Wartungsverträgen beschränken, sondern hätte, um ihrer sekundären Darlegungslast Genüge zu tun, zumindest vortragen müssen, inwieweit die unstreitig angefallenen Wartungskosten ohne schriftliche vertragliche Grundlage entstanden sind, und wie die Vertragssituation bezüglich der Rauchmelder, Aufzüge und Löschleitungen ist. Diese Darlegung ist der Bekl. auch ohne Weiteres möglich und zumutbar, während der Kl. keine über seinen Vortrag hinausgehenden Informationen hat und nähere Einzelheiten gerade durch die Einsicht erfahren will.

3. Der Anspruch ist nicht bereits erfüllt, indem die Bekl. dem Kl. Kopien oder Ausdrucke von Unterlagen zusandte, so dass es auf die Frage der Vollständigkeit der Kopien nicht ankommt. Zunächst kann ein Eigentümer auch wiederholt Einsicht nehmen, solange das Einsichtsbegehren nicht treuwidrig ist (BGH NJW 2011, 1137 Rn. 8). Ob dies der Fall sein kann, wenn der Eigentümer durch Einsicht eine Information erlangt hat und eine identische Einsicht erneut begehrt, kann dahinstehen, denn Einsicht in die begehrten Unterlagen ist dem Kl. nicht gewährt worden. Alleine die Übersendung von Kopien oder Ausdrucken genügt nämlich nicht, denn der Eigentümer hat, wie der Bundesgerichtshof für das gleichgelagerte Problem der Einsichtnahme in die Abrechnungsbelege für den Mieter entschieden hat, einen Anspruch auf Einsichtnahme in die Originalbelege (BGH NJW 2022, 772).

Nur wenn, was hier aber nicht konkret behauptet wurde, Papierunterlagen nicht (mehr) vorhanden sind, beschränkt sich das Einsichtnahmerecht auf die digitalen Daten (Bärmann/Dötsch, 15. Aufl. 2023, WEG § 18 Rn. 131; BGH NJW 2010, 439 Rn. 9). Auch insoweit liegt jedoch eine sekundäre Darlegungslast bei der Bekl., die vortragen muss, welche Unterlagen nur digital zur Verfügung stehen. Unabhängig davon, kann auch dann die Einsichtnahme in die digitalen Daten im Regelfall im Büro des Verwalters ausgeübt werden (näher Noack/Servatius/Haas/Noack, 23. Aufl. 2022, GmbHG § 51a Rn. 23), schon um deren Vollständigkeit prüfen zu können, was bei übersandten Ausdrucken nicht in gleicher Weise möglich ist. Dies gilt vorliegend jedenfalls für die Buchhaltungsbelege. Dass die Arbeitsverträge nicht (mehr) im Original vorliegen sollen, wird nicht behauptet, erscheint angesichts der Unterschriften auch unwahrscheinlich.

4. Zu Recht hat das Amtsgericht auch entschieden, dass der Kl. sich von zwei weiteren Wohnungseigentümern begleiten lassen kann. Das Einsichtnahmerecht ist kein höchstpersönliches Recht, insofern ist eine Vertretung zulässig, ebenso kann ein Eigentümer sich jedenfalls von einem Rechtsanwalt oder weiteren Wohnungseigentümern begleiten lassen (Kammer ZMR 2016, 982; LG Hamburg ZWE 2012, 283). Angesichts des Umfangs des Einsichtnahmebegehrens, alleine die Buchhaltungsbelege belaufen sich nach Angaben der Bekl. auf 6.000 Seiten, und der gerichtsbekannte Zerstrittenheit des Kl. mit der Verwaltung liegen auch nachvollziehbaren Gründe vor, sich der Unterstützung und Hilfe zwei weiterer Eigentümer aus der Gemeinschaft zu bedienen. Da der Kl. zwei weitere Erbbauberechtigte mitnehmen möchte, die ihrerseits ebenfalls ein Einsichtnahmerecht haben, besteht hier auch nicht die Gefahr, dass Dritte Kenntnis von den Unterlagen erhalten. Die Frage, ob sich der Kl. auch von jedem beliebigen Dritten hätte begleiten lassen können, bedarf daher keiner Entscheidung.

Hinreichend Gefahren für den störungsfreien Geschäftsbetrieb, durch die Hinzuziehung der beiden weiteren Eigentümer unter Berücksichtigung der dann gegebenen Gesamtzahl von drei Personen, die Einsicht nehmen, bestehen nicht. Ob, wie die Bekl. in erster Instanz vortrug, derzeit noch die in der öffentlichen Wahrnehmung abklingende Corona-Pandemie ein ausreichendes Argument ist, um eine derartige Personenanzahl im Verwalterbüro für unzumutbar zu halten, kann dahinstehen. Bedenken bestehen bereits an dem Vortrag der Bekl., denn diese hält mehr als vier bis fünf Personen im Verwalterbüro für unzumutbar, verweist aber selbst darauf, dass vier Mitarbeiter der Hausverwaltung oder externe Kräfte zur Überwachung der Einsichtnahme nötig seien, so dass bereits mit den für die Bekl. tätigen Personen die für zumutbar gehaltene Personenzahl überschritten wäre.

Im Übrigen steht es der Bekl. frei, die Einsicht in einem größeren Raum anzubieten, wobei, wenn ein derartiger Raum in der Gemeinschaft nicht zur Verfügung steht, auch die Anmietung eines fremden Raums in Betracht kommt (vgl. OLG Frankfurt a.M. NZG 2021, 198 zu § 51b GmbHG).

Jeder Wohnungseigentümer kann durch Urteil erreichen, dass der Verwalter ihm umfassend Einsicht in die gesamten Verwaltungsunterlagen geben muss.

Mit der Klage verlangt der Kläger, ein Erbbauberechtigter, von der beklagten Erbbauberechtigtengemeinschaft (die einer Wohnungseigentümergemeinschaft gleichsteht, weshalb zur Abkürzung auch im Folgenden Begriffe aus der Wohnungseigentümergemeinschaft verwendet werden) Einsicht in Verwaltungsunterlagen. Diese möchte er mit zwei weiteren Erbbauberechtigten zu den üblichen Geschäftszeiten an einem Werktag ausüben. Er verlangt Einsicht in die Buchungsunterlagen 2019, in die Lohnsteuerbescheinigungen, die von dem im Klageantrag näher bezeichneten Steuerbüro erstellt worden sind, für die angestellten Personen in der Gemeinschaft und in die Wartungsverträge 2019, die mit externen Unternehmen abgeschlossen wurden, sowie in die Arbeitsverträge der im Jahre 2019 beschäftigten Personen für die Gemeinschaft. Die Beklagte ist der Auffassung, dem Kläger bereits Kopien der Buchhaltungsbelege übersandt zu haben, sie legt in Kopie Arbeitsverträge vor, wobei die Parteien darum streiten, ob die sämtlicher Arbeitnehmer erfasst sind, und vertritt die Ansicht, dass ein Anspruch, weitere Personen zur Einsicht mitzunehmen, nicht bestehe, zumal in Zeiten der Corona-Pandemie hierfür das Verwaltungsbüro zu klein sei. Das AG hat der Klage stattgegeben. Hiergegen die Berufung der Beklagten.

Die Berufung bleibt erfolglos. Die Unterlagen sind hinreichend bestimmt bezeichnet. Anders als im alten WEG-Recht ist die Einsichtnahme nicht mehr Teil einer Rechenschaftspflicht, sondern eine Hauptpflicht der Gemeinschaft, die durch den Verwalter tätig werden muss. Der Gerichtsvollzieher muss bestimmen können, welche Unterlagen dem Urteil unterfallen oder nicht, zudem muss die Gemeinschaft sehen können, was von ihr zur Erfüllung des Anspruchs verlangt wird. Dem wird der Klageantrag gerecht.

Der Kläger beschränkt sich auf Unterlagen aus dem Jahre 2019. Auch der Begriff der Buchhaltungsunterlagen ist eindeutig. Er umfasst alle Unterlagen, die sich auf Ausgaben und Einnahmen im Kalenderjahr 2019 beziehen, nebst den zugehörigen Belegen. Zutreffend hat das AG auch entschieden, dass der Kläger ein Recht hat, in die Wartungsverträge des Jahres 2019 mit externen Unternehmen Einsicht zu nehmen. Zwar muss der Kläger als Anspruchsteller die anspruchsbegründenden Tatsachen beweisen, wozu auch die Existenz von Unterlagen gehört, in die Einsicht begehrt wird. Jedoch trifft die Beklagte eine sekundäre Darlegungslast, wonach sie näheren Vortrag zu den vorhandenen Unterlagen halten muss. Denn die primär darlegungsbelastete Klägerpartei hat keine nähere Kenntnis der maßgeblichen Umstände und auch keine Möglichkeit zur weiteren Sachaufklärung, während die bestreitende Gemeinschaft alle wesentlichen Tatsachen kennt und es ihr möglich und zumutbar ist, nähere Angaben zu machen. Insoweit hat der Kläger vorgetragen, dass ihm aus anderen Verfahren bekannt ist, dass Wartungsrechnungen von Drittfirmen erstellt worden sind, die auf einen Wartungsvertrag Bezug nehmen. Auch der Vortrag des Klägers, im Kalenderjahr 2019 seien Wartungsarbeiten für mehr als 80.000 € abgerechnet worden, ist nicht bestritten. Demgemäß konnte sich die Beklagte durch den Verwalter nicht auf ein einfaches Bestreiten der Existenz von Wartungsverträgen beschränken, sondern hätte vortragen müssen, inwieweit die unstreitig angefallenen Wartungskosten etwa ohne schriftliche vertragliche Grundlage entstanden sind, und wie die Vertragssituation bezüglich der Rauchmelder, Aufzüge und Löschleitungen ist. Dies ist der Beklagten möglich und zumutbar, während der Kläger keine ausreichenden Informationen hat, vielmehr nähere Einzelheiten gerade durch Einsichtnahme erfahren will.

Der Anspruch ist nicht bereits dadurch erfüllt, dass die Beklagte dem Kläger Kopien oder Ausdrucke von Unterlagen zusandte, so dass es auf die Frage der Vollständigkeit der Kopien nicht ankommt. Der Eigentümer kann auch wiederholt Einsicht nehmen, solange sein Einsichtsbegehren nicht treuwidrig ist. Auch bezüglich digitaler Daten liegt eine sekundäre Darlegungslast bei der Beklagten. Dies gilt jedenfalls für die Buchhaltungsbelege.

Zutreffend hat das AG auch entschieden, dass der Kläger sich von zwei weiteren Wohnungseigentümern begleiten lassen kann. Dies gilt ebenso für einen Rechtsanwalt. Da sich die Buchhaltungsbelege nach Angaben der Beklagten auf 6.000 Seiten belaufen und der Kläger mit der Verwaltung zerstritten ist, liegen auch nachvollziehbare Gründe vor, sich zur Unterstützung und Hilfe zweier weiterer Eigentümer aus der Gemeinschaft zu bedienen. Es besteht keine Gefahr, dass Dritte Kenntnis von den Unterlagen erhalten. Bedenken bestehen bereits an dem Vortrag der Beklagten, die Einsichtnahme sei bei mehr als vier oder fünf Personen im Verwalterbüro unzumutbar. Es steht der beklagten Gemeinschaft auch frei, die Einsichtnahme in einem größeren Raum anzubieten, wobei auch die Anmietung fremden Raumes in Betracht kommt.

Die minutiös begründete Gerichtsentscheidung verhilft den Wohnungseigentümern zu einer umfassenden Überprüfung der Verwaltungsunterlagen. Diese hat der zuständige Verwalter vorzulegen, damit tatsächlich eine Einsichtnahme und Kontrolle möglich ist. Für die Titulierung des Anspruchs reicht es, wenn der Kläger tatsächliche Anhaltspunkte für das Vorhandensein der Unterlagen vorträgt. Hiervon ist bei einer Wohnungseigentumsverwaltung auszugehen.

VRiKG a. D. Dr. Lothar Briesemeister