Betriebskostennachforderung nur nach Einsicht in noch vorhandene Original-belege

1. Der Mieter kann nach Treu und Glauben eine Nachforderung aus einer Betriebskostenabrechnung verweigern, wenn der Vermieter keine Einsicht in die (noch vorhandenen) Originalbelege gewährt (Anschluss an BGH GE 2022, 193).

2. Das gilt auch dann, wenn in einer Zweigstelle in der Nähe der Wohnung ein papierloses Büro geführt wird, die Originalbelege aber in einer für den Mieter unzumutbaren Entfernung aufbewahrt werden.

(Leitsätze der Redaktion)

1. Die Kl. haben gegen die Bekl. einen Anspruch auf Rückzahlung der Mietkaution in Höhe von 511,18 € nebst Zinsen gemäß § 551 BGB i. V. m. dem Mietvertrag.

2. Die Kl. haben unstreitig eine Barkaution in Höhe von 511,18 € geleistet. Das Mietverhältnis endete zum 31.8.2018. Dass der Bekl. nach dieser Zeit noch eine weitere Prüffrist zustehe, wird von Seiten der Bekl. nicht eingewandt.

3. Der Rückzahlungsanspruch ist nicht durch Aufrechnung mit Nebenkostennachforderungen für die Jahre 2015, 2016 und 2017 erloschen; er ist daher fällig.

4. Denn die Bekl. kann derzeit keine Nebenkostennachforderungen nach § 556 BGB gegen die Kl. geltend machen, da er diesen die von ihnen erbetene Einsicht in Originalbelege nicht gewährt hat, auf die diese zur Überprüfung von Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen nach herrschender Meinung einen Anspruch haben (Lützenkirchen NZM 2018, 266; Burbulla, MDR 2020, 1479, 1483; LG Kempten, Urt. v. 16.11.2016 - 53 S 740/16, ZMR 2017, 248).

Einem Vermieter ist es nach Treu und Glauben (§ 242 BGB) verwehrt, einen Nachforderungsbetrag klageweise geltend zu machen, solange er dem Mieter die Belegeinsicht verweigert mit der Folge, dass ein derartiger Anspruch derzeit nicht begründet ist (BGH NJW 2018, 1599: Langenberg/Zehelein, BetrKostR, J. Betriebskostenprozess Rn. 77).

Die Kl. haben einen Anspruch auf die von ihnen für die Betriebskostenabrechnungen 2015, 2016 und 2017 begehrte […] Einsicht in die Originalbelege, und zwar im Büro der Bekl. in Boizenburg, da die Entfernung zum Hauptsitz der Bekl. in Berlin unzumutbar weit ist […].

Die Bekl. kann demgegenüber nicht einwenden, sie führe am Ort der Mietsache, nämlich in der B.straße in 19258 Boizenburg, ein papierloses Büro.

Zutreffend ist zwar, dass ein Vermieter nicht gehindert ist, Originalbelege einzuscannen, dann zu vernichten und dem Mieter Ausdrucke zur Verfügung zu stellen (Guhling/Günter/Both, 2. Aufl. 2019, BGB § 556 Rn. 99, unter Bezugnahme auf AG Mainz [72 C 118/98] ZMR 1999, 114 m. zust. Anm. Schmid).

Etwas anderes gilt jedoch, wenn die Unterlagen woanders bereitgehalten werden; hier muss sich der Vermieter entweder die Unterlagen beschaffen oder dem Mieter die Einsicht ermöglichen (Guhling/Günter/Both, 2. Aufl. 2019, BGB § 556 Rn. 99, unter Bezugnahme auf AG Hamburg-Barmbek, 810 C 300/06, ZMR 2007, 458; LG Frankfurt a. M., 2-11 S 216/96, WuM 1997, 52). Auch der BGH hat in seiner von der Bekl. zitierten Entscheidung (DW 2022, Nr. 3, 77) sich mit der Fallkonstellation befasst (Rn. 28), der Anspruch auf Einsicht in die Originalbelege könne auf Kopien beschränkt sein, weil die Originalbelege nicht mehr existierten (in diesem Sinne auch Rafael Villena y Scheffler/Ruta Petrick, Original oder gescannter Beleg in der Betriebskostenabrechnung? NZM 2003, 544). Demzufolge hat ein Mieter dann keinen Anspruch auf Einsicht in die Originalbelege, wenn der Vermieter sie vernichtet hat und ein papierloses Büro führt (Both, MietRB 2012, 151, 152; Schmid, ZMR 2003, 15). Wenn ein Vermieter von Belegen Scans anfertigt, diese aber im Original noch vorhanden sind, müssen die Original-Belege vorgelegt werden (LG Hamburg NJW-Spezial 2020, 227).

Vorliegend hat die Bekl. lediglich zu ihrem Boizenburger Büro vorgetragen, dort befänden sich Papierbelege nicht, vielmehr seien dort Scankopien von allen Belegen vorhanden, die eingesehen werden könnten. Die Bekl., deren Hauptsitz sich in Berlin befindet, hat nicht vorgetragen, dass die Originalbelege überhaupt nicht mehr vorhanden seien. § 275 BGB, der den Anspruch auf Einsicht in Originalbelege ausschließen könnte (Lützenkirchen in: Erman, BGB, 16. Aufl. 2020, § 556 BGB, Rn. 245a), kommt damit nicht zur Anwendung.

In diesem Fall muss ein Vermieter dem Mieter, wie dargelegt, aus den vorgenannten Gründen die Unterlagen beschaffen und dem Mieter die Einsicht in die Original-Unterlagen im Büro in Boizenburg ermöglichen. […]

Nach einer Betriebskostenabrechnung hat ein Mieter Anspruch auf Einsicht in die Belege im Original, wenn diese noch vorhanden sind. Der Vermieter darf ihn nicht auf eingescannte Kopien in einer Zweigstelle verweisen.

Die Mieter einer Wohnung in Hagenow hatten wiederholt um Einsicht in die Originalbelege für Betriebskostennachforderungen aus mehreren Jahren gebeten. Die in Berlin ansässige Vermieterin verwies auf ein Büro in Boizenburg, bei dem die eingescannten Kopien eingesehen werden könnten. Nach Beendigung des Mietverhältnisses verlangten die Mieter ihre Kaution zurück; die Vermieterin rechnete mit Betriebskostennachforderungen für mehrere Jahre auf.

Das AG Ludwigslust hielt die Aufrechnung für unbegründet, da die Vermieterin die Belegeinsicht verweigert habe. Zwar könne bei Führung eines papierlosen Büros der Vermieter auf Kopien verweisen, wenn die Originalbelege nicht mehr vorhanden seien. Das gelte jedoch nicht für ein papierloses Büro in einer Zweigstelle. Dass am Hauptsitz der Vermieterin die Originalbelege nicht mehr vorhanden seien, habe sie nicht vorgetragen. Die Einsicht dort sei für die Mieter wegen der Entfernung unzumutbar, sodass die Vermieterin Einsicht der Originalunterlagen im Büro in Boizenburg hätte ermöglichen müssen.