Belegeinsicht nach Betriebskostenabrechnung bei papierlosem Büro

1. Führt der Vermieter ein papierloses Büro dergestalt, dass Originalunterlagen regelmäßig eingescannt und diese nach drei Monaten vernichtet werden, ist es, sofern der Mieter keine Zweifel an der Übereinstimmung mit den Originalen aufzeigen kann, grundsätzlich ausreichend, wenn der Vermieter bei der Belegeinsicht Ausdrucke der Belege vorlegt.

2. Unterschiedliche Größenangaben in den Jahresabrechnungen stehen der formellen Wirksamkeit der Abrechnungen nicht entgegen.

(Leitsätze der Redaktion)

Die Kl. können nicht Rückzahlung der von der Bekl. gezogenen verpfändeten Kaution von insgesamt 3.148,37 € verlangen, denn der Kautionsrückzahlungsanspruch ist durch Aufrechnung der Bekl. mit Ansprüchen aus den nachfolgenden Nachforderungen aus den Nebenkostenabrechnungen für 2011 bis 2014 gem. § 389 BGB erloschen.

Der Bekl. steht dagegen ein restlicher Anspruch aus den vorgenannten Nebenkostenabrechnungen i.H.v. noch 591,45 € zu, deren Zahlung sie von den Kl. im Wege der Widerklage verlangen können. […]

Die begründete Nachforderung aus der Abrechnung für 2011 von 1.868,03 € vermindert sich unter Abzug der vor­genannten Beträge um 521,63 € auf 1.346,40 €. Die weiteren Einwände der Kl. greifen indes nicht durch.

Ohne Erfolg beanstanden sie, dass ihnen bei der Einsicht nur Kopien und keine Originalbelege vorgelegt worden sind. Die Bekl. hat nachvollziehbar dargelegt, dass ihre Hausverwaltung ein im Wesentlichen papierloses Büro führe und Originalunterlagen regelmäßig eingescannt und nach drei Monaten vernichtet werden. Angesichts der technischen Entwicklung ist dies grundsätzlich nicht zu beanstanden. Hinzu kommt, dass angesichts der vorliegenden Wirtschaftseinheit von fast 100 Mietverhältnissen es schon praktisch nicht möglich ist, unter Berücksichtigung der nach Angaben der Kl. erforderlichen Zeit jedem Mieter hinreichend zeitnah jeweils die Originalbelege zur Einsicht zur Verfügung zu stellen. Es sind keine Anhaltspunkte ersichtlich und werden auch von den Kl. unter Berücksichtigung ihrer aufgrund der Einsicht in die Kopien gewonnenen Erkenntnisse nicht aufgezeigt, dass die Übereinstimmung der vorgelegten Kopien mit den maßgeblichen Originalen zweifelhaft sein könnte.

Soweit sie weiter einwenden, dass sie in der zur Einsicht zur Verfügung stehenden Zeit von drei Stunden nicht alle Belege ausreichend hätten einsehen können, greift dies vorliegend ebenfalls nicht durch. Denn sie tragen nicht vor, zu welchen Positionen sie Unterlagen mangels ausreichender Zeit nicht hätten einsehen können oder welche Punkte sie noch hätte vertiefen müssen, um konkrete Einwände vorzubringen. Vielmehr tragen sie zu den jeweiligen Abrechnungspositionen konkret vor. Soweit sie geltend machen, dass ihnen etwa die Unterlagen zum Winterdienst überhaupt nicht vorgelegt worden seien, beruht dies jedenfalls nicht auf bloßem Zeitmangel und ist zu ihren Gunsten berücksichtigt worden.

Der Wirksamkeit der Abrechnung steht auch nicht entgegen, dass in verschiedenen Jahren die in Ansatz gebrachten Flächen variieren. Der flächenanteilige Umlegungsmaßstab ist selbsterklärend und bedarf keiner weiteren Erläuterung. Sind Betriebskosten nach Flächenanteilen abzurechnen, ist zur Erstellung einer ordnungsgemäßen Abrechnung eine Erläuterung der angesetzten Flächenwerte nicht allein deswegen erforderlich, weil diese Werte für aufeinanderfolgende Abrechnungsjahre Unterschiede aufweisen, deren Grund für den Mieter nicht ohne Weiteres erkennbar ist. Ob die angesetzten Flächenwerte zutreffen, ist vom Mieter anhand der Einsicht in den Abrechnungsunterlagen zu prüfen und ggf. einzuwenden (BGH, Urt. v. 28.5.2008 - VIII ZR 261/07, ZMR 2008, 777 = GE 2008, 855). Ein bloß pauschales Bestreiten genügt insoweit nicht (BGH, Urt. v. 22.10.2014 - VIII ZR 41/14, ZMR 2015, 205 = GE 2014, 1649).

Hat der Vermieter die Originalbelege der Betriebskosten vernichtet, weil er ein weitgehend papierloses Büro führt, können nur noch Kopien/Ausdrucke vorgelegt werden, wenn der Mieter die Höhe der Betriebskosten bestreitet. Enthalten die Abrechnungen immer wieder unterschiedliche Größenangaben, können sie gleichwohl formell wirksam sein, so das LG Berlin unter Hinweis auf die BGH-Rechtsprechung.

Die Mieter verlangten nach Miet­ende die Kaution zurück. Die Vermieterin rechnete mit Nachforderungen aus vier Abrechnungen auf und verlangte Zahlung restlicher Betriebskosten. Bei der Belegeinsicht wurden lediglich Kopien/Ausdrucke der Belege vorgelegt, weil ein papierloses Büro geführt und Originale drei Monate nach Einscannen vernichtet würden.

Das LG Berlin hielt die Aufrechnung der Beklagten weitgehend für begründet, wies die Klage ab und gab der auf Betriebskostennachzahlung gerichteten Widerklage teilweise statt. Ein Anspruch auf Vorlage von Originalbelegen habe nicht bestanden; Anhaltspunkte dafür, dass die Kopien mit den Originalen nicht übereinstimmten, hätten die Kläger nicht vorgetragen. Dass die einzelnen Abrechnungen unterschiedliche Flächenangaben enthielten, berühre nicht die formelle Wirksamkeit der Abrechnungen.

Der BGH hatte zu unterschiedlichen Flächenangaben in Abrechnungen ausgeführt: „Eines Abgleichs mit anderen Abrechnungszeiträumen bedarf es dazu nicht, so dass der Vermieter sich hierüber auch nicht zu äußern braucht. Soweit ein gleichwohl vorgenommener Abgleich auffällige Abweichungen oder Schwankungen gegenüber den Ansätzen und Werten anderer Abrechnungszeiträume offenbart, kann dies in besonderer Weise Anlass geben, die inhaltliche Richtigkeit der betreffenden Posten zu bezweifeln und sie einer Überprüfung auf ihre sachliche Berechtigung zu unterziehen. Ungeachtet der den Vermieter in diesem Rahmen treffenden Darlegungs- und Beweislast, die ihm dann ggf. auch nähere Erläuterungen abverlangen kann, bleibt die formelle Ordnungsmäßigkeit seiner Abrechnung von derartigen sachlichen Ungereimtheiten jedoch unberührt.“ Hierauf hat das LG Bezug genommen.