Ausschlußfrist für Betriebskostennachforderungen bei Warten auf Eingang der Rechnungen

Der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung einer Betriebskostennachforderung zu vertreten, wenn er schlicht zuwartet, bis Abrechnungen der Versorgungsunternehmen bei ihm eingehen.

(Leitsatz der Redaktion)

Die Kl. nimmt die Bekl. aus einem beendeten Mietverhältnis auf Zahlung restlicher Nebenkosten in Anspruch.

Die Bekl. waren Mieter von Wohnräumen in der O.-F.-Straße in Berlin. Über die Vorauszahlungen für Betriebs- und Heizkosten war jährlich nach Schluß der Heizperiode abzurechnen.

Am 17. September 2003 erstellte die Kl. die Betriebskostenabrechnung für 2002 und die Heizkostenabrechnung für die Heizperiode 2001/2002. Aus der Betriebskostenabrechnung ergab sich ein Guthaben von 573,58 €. Die Heizkostenabrechnung ergab eine Nachzahlung von 832,11 €. Die Kl. verrechnete das Guthaben aus der Betriebskostenabrechnung auf die Heizkostennachforderung und macht aus der Heizkostenabrechnung eine restliche Nachforderung von 258,53 € geltend.

Die Heizkostenabrechung konnte erst Mitte September 2003 erstellt werden, weil die GASAG ihre Rechnung für den Abrechnungszeitraum erst am 2. September 2003 vornahm. [...]

[...] Die Kl. hat gegen die Bekl. keine Ansprüche mehr auf Ausgleich von Betriebs- und Nebenkostensalden. Den Nachzahlungsbetrag aus der Heizkostenabrechnung 2001/2002 schuldeten die Bekl. nicht, weil die Kl. mit dieser Forderung ausgeschlossen ist, § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB. Die übrigen Forderungen sind durch die von den Bekl. erklärte Aufrechnung erloschen, § 389 BGB. Gemäß § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB ist die Abrechnung über Vorauszahlungen für Nebenkosten den Mietern spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Die Kl. hätte daher über die Heizkosten der Periode 2001/2002 bis zum 31. August 2003 abrechnen müssen. Gleichwohl hat sie die Abrechnung erst am 17. September 2003 und damit verspätet erstellt. Die zwölfmonatige Abrechnungsfrist ist eine Ausschlußfrist mit der Folge, daß die Kl. nach Ablauf der Frist eine Nachforderung nicht mehr geltend machen kann, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Ein solcher Ausnahmefall ist vorliegend jedoch nicht gegeben. Die Kl. kann sich nicht mit Erfolg darauf berufen, die GASAG habe erst am 2. September 2003 ihre Rechnung gestellt. Eine entschuldigte Verspätung der Abrechnung liegt nicht vor, wenn der Vermieter schlicht zugewartet hat, daß die Rechnungen irgendwann bei ihm eingehen. Grundsätzlich muß er sich darum bemühen, die notwendigen Unterlagen rechtzeitig zu erhalten (Langenberg, Betriebskostenrecht der Wohn- und Gewerberaummiete, 4. Aufl., G Rn. 83, 84). Es ist weder vorgetragen noch sonst ersichtlich, daß sich die Kl. oder deren Hausverwaltung in irgendeiner Form darum bemüht hätte, die Rechnung der GASAG innerhalb der Frist zu erhalten. Sie ist schlicht untätig geblieben und kann sich daher auf den verspäteten Zugang der Rechnung nicht gerufen.

[...]

Der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung einer Betriebskostennachforderung zu vertreten, wenn er schlicht zuwartet, bis Abrechnungen der Versorgungsunternehmen bei ihm eingehen. Er muß sich darum bemühen, die notwendigen Unterlagen rechtzeitig vor Ablauf der Ausschlußfrist von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zu erhalten - so das AG Köpenick.

Der Vermieter rechnete über die bis zum 31. August 2003 abzurechenden Heizkosten für die Heizperiode 2001/2002 erst am 17. September 2003 ab, weil die GASAG ihrerseits erst am 2. September 2003 abrechnete. Die daraus resultierende Nachforderung zahlte der Mieter nicht, weil die Abrechnung erst verspätet zugegangen sei. Daraufhin verklagte der Vermieter den Mieter auf Nachzahlung.

Das AG Köpenick wies die Klage ab, weil der Vermieter die verspätete Geltendmachung der Nachforderung zu vertreten habe. Er habe nicht schlicht zuwarten dürfen, bis die Abrechnung der GASAG bei ihm eingehe, sondern sich darum bemühen müssen, die notwendigen Unterlagen rechtzeitig vor Ablauf der Ausschlußfrist von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zu erhalten. Das habe er nicht dargelegt.

Der Vermieter kann nach Ablauf der Ausschlußfrist von zwölf Monaten nur dann noch Nachforderungsansprüche aus der verspätet erstellten Abrechnung geltend machen, wenn er die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat.

Nach h. M. hat der Vermieter sowohl die verspätete Rechnungserstellung des Finanzamtes, das den Grundsteuerbescheid erläßt (BGH, Urteil vom 5. Juli 2006, VIII ZR 220/05, GE 2006, 1160 = WuM 2006, 516), als auch der Fremdunternehmen, die Betriebsleistungen erbringen (Wasserwerke, Stadtwerke, Müllabfuhr, Gartenbaubetriebe usw.), nicht zu vertreten (Staudinger/Weitemeyer, § 556 Rn. 109; Lammel, § 556 Rn. 149; Beuermann/Blümmel, Das neue Mietrecht 2001, 117; Eisenschmid, WuM 2001, 215 [221]; Grundmann, NJW 2001, 2497 [2500]; Schmid, Rn. 3160; differenzierend: Schmidt-Futterer/Langenberg, § 556 Rn. 473; von Seldeneck, Rn. 5220).

Einigkeit besteht aber darüber, daß der Vermieter alle ihm zumutbaren Schritte unternehmen muß, um derart rechtzeitig die Rechnung der Fremdunternehmen zu erhalten, daß er noch innerhalb der Ausschlußfrist von zwölf Monaten abrechnen kann. Da es sich um eine Ausnahme von dem Ausschluß der Nachforderungen aus der verspäteten Abrechnung handelt, muß der Vermieter darlegen und beweisen, daß er die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat (Staudinger/Weitemeyer aaO.; Palandt/Weidenkaff, § 556 Rn. 12; Lammel, aaO.; Langenberg, NZM 2001, 783 [785]; ders., WuM 2001, 523 [527]; Gies, NZM 2002, 514). Dazu gehört die Vorlage entsprechender Aufforderungsschreiben an die Fremdunternehmen mit Fristsetzung zur Rechnungserteilung unter Androhung von Schadensersatzforderungen für den Fall der nicht rechtzeitigen Abrechnung. Bei Neuabschlüssen von Verträgen, durch die Betriebsleistungen an Fremdunternehmen vergeben werden, sollte der Vermieter Termine für die Erstellung der Abrechnung vereinbaren und sich zudem eine Vertragsstrafe für den Fall nicht rechtzeitiger Abrechnung versprechen lassen.